一、嘉義市政府(以下簡稱本府)為統一郵寄公文處理，提高行政效率，特訂定本
要點。
二、本府已實施公文電子交換作業及使用電子公布欄，各單位應提升公文電子交
換比例及文書減量比例。各類文件屬發文通報週知性質者，以登載電子公布
欄為原則，避免層層轉送，附件以電子文件方式處理，並得視需要輔以電子
郵件通知。
三、各單位公文封發應注意事項：
（一)待發之公文附件，應由承辦人備妥並檢點清楚，送總發文隨文辦理封發，並
標明郵寄類別，登記後遞送；信件不得使用釘書針裝訂，應以膠水、膠帶貼
牢固。
（二)重要包裹之附件，應包裝妥善後，書明收件地點、機關名稱或人名及公文文
號連同文稿送發文單位處理。
（三)郵寄同一文號公文平信、掛號、雙掛號十件以上，包裹五件以上，由承辦單
位自行裝封。掛號(含雙掛號及限掛)須檢附大宗掛號執據報表一式兩份；雙
掛號郵件由承辦單位自行填妥回執聯交寄。
（四)發文附件應由總發文人員隨文封發；如為現金、票據、有價證券或貴重物品
，應由承辦單位檢齊封固，隨同公文送交總發文人員辦理封發。
（五)機密文件對外發文時應封裝於雙封套內，封套之紙質，須不能透視且不易破
裂。內封套封口及接縫處須加貼膠帶並加蓋密字戳記；外封套不得標示機密
等級或其他足以顯示內容之註記。
（六)凡體積較大、數量過多之附件需另寄者，應在公文附件項下註明附件另寄，
並應在附件封面書明某字號之附件，該公文及附件應同時付郵。
（七)寄發之公文在未封口前，應再抽出複驗後封固，其送達方式，如交換傳遞、
差送、郵寄、寄存、公示等，由發文單位視公文性質及實際情形自行決定。
（八)同一受文機關之公文，得併封發出。
（九)國外航空郵件，須註明國別，並區分香港及澳門、亞洲及大洋洲、歐非及中
南美洲、美國及加拿大等四個種類。
四、公文送達或付郵應注意事項如下：
（一)為配合郵差到府時間，總發文每日下午辦理郵資結算，各單位送發之文件，
應以有關公務者為限，於下午兩點十分前送達收發中心。
（二)人事命令、證件、有價證券、訴願文件及機密件等均應以掛號郵件寄發，其
餘公文以一般郵件處理。除正式公文書外，其餘信件(如邀請卡、請柬等)由
承辦單位自行寄發。如需以快捷郵件遞送者，由承辦單位自行處理。
（三)未附住址，無法遞送之郵寄文件、物品，退回主辦單位補齊資料後送交總發
文人員處理。
（四)公文封發後，由承辦人員自送時，應由該承辦人員於發文函稿上簽章並自行
送達受文單位。