您的瀏覽器不支援JavaScript功能,若網頁功能無法正常使用時,請開啟瀏覽器JavaScript狀態
列印時間:108.08.21 11:01

法規內容

法規名稱: 嘉義市政府維護公務機密注意事項
公發布日: 民國 95 年 07 月 17 日
修正日期: 民國 103 年 06 月 19 日
發文字號: 103年6月19日府政財字第1032201565號函
法規體系: 政風類
法規功能按鈕區


一、嘉義市政府(以下簡稱本府)為確保公務機密,爰依據國家機密保護法
    、國家機密保護法施行細則、文書處理手冊、政風機構維護公務機密作
    業要點及其他相關法規,訂定本注意事項。

二、國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」;一般公務
    機密文書列為「密」等級。不同等級之機密文書合併使用或處理,以其
    中最高之等級為機密等級。

三、國家機密等級之核定,依國家機密保護法與其施行細則規定由權責人員
    親自核定,如授權應以書面為之,且被授權對象不得再為授權。

四、承辦人於簽擬機密文書時,應審慎區分機密等級、保密期限或解密條件
    。各級主管應審查標示是否適當。

五、本府機密文書拆封規定如下:
(一)受文者為市長或本府之機密文書,親送市長或其指定之專責人員拆封。
(二)受文者為本府各單位之機密文書,由單位主管或其指定之專責人員拆封。
(三)受文者為其他人員之機密文書,逕交由其本人拆封。

六、收受機密文書時,應先檢查封口有無異狀後始行拆封,並核對其內容及附
    件;如發現有人為破損或拆閱痕跡,應即協調政風處會同查明處理。

七、機密文書之收發處理,以專設文簿或電子檔登記為原則,並加註機密等級
    。如採混合方式,登記資料不得顯示機密之名稱或內容。

八、使用電腦設備處理機密公文時,對於簽入資訊系統所須之帳號及密碼應建
    立安全管理機制,並不得使其曝露於他人可見之狀態,有關公文交換所須
    之簽章加密等相關電子憑證,亦需妥善保存。

九、本府各單位處理機密文書,如係市長核交者,由單位主管或指定專責人員
    負責處理,餘應由各該主管指定專責人員處理,並應盡量減少處理人員層
    級及程序。

十、機密文書傳遞之方式如下:
(一) 分文、陳核、送會、送繕、退稿、歸檔等傳遞流程,除「絕對機密」及
     「極機密」應由承辦人親自持送外,其餘非由承辦人傳遞時,應以「機密
      文件傳遞封」密封,並於封摺線上蓋印密封交遞,相關單位會辦完畢後,
     應於「機密文件傳遞封」之次一封摺線上蓋印密封,送下一會辦單位或陳
     核。
(二)機密文書於機關外傳遞時,屬「絕對機密」或「極機密」者,由承辦人或
      指定專責人員傳遞;屬「機密」、「密」者,由承辦人或指定專責人員傳
      遞,或以雙掛號函件傳遞,如傳遞至國外時,應以外交郵袋傳遞。
(三)機密文書因業務特性需以電子方式傳遞者,應使用政府權責主管機關核發
      或認可之通信、資訊保密裝備或加密技術傳遞。

十一、本府及各單位有權核稿人員,處理機密文書時,應詳加檢查,發現未依照
      規定處理者,應即退回原承辦單位或承辦人補正後,再予受理。

十二、機密文書之用印,屬「絕對機密」、「極機密」者,由承辦人親自持送辦
      理,監印人員憑市長簽署用印,不得閱覽其內容。屬「機密」、「密」者
      ,得由繕校人員持送辦理。

十三、機密文書之封發,屬「絕對機密」、「極機密」者,由承辦人監督辦理,
      屬「機密」、「密」者,由指定之繕校、收發人員辦理。

十四、機密文書拆封、分文、繕校、用印、封發、歸檔,以及機密公文電子交換等
      事項,應指定專責人員負責辦理,並儘可能實施隔離作業。

十五、機密文書對外發文時,應以雙封套封裝,內、外封套均需註明收(發)文單
      位名稱、收(發)文者地址及發文字號,內封套之紙質,須不能透視且不易
      破裂,封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記,內封套正面
      左上角註明機密等級,外封套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。

十六、體積及數量龐大之機密文書,無法以前述方式封裝者,應作適當掩護措施。

十七、經區分有機密等級之文書,應同時註明保密期限或解密條件,並以括弧標記
      於機密等級之下,其各項解密條件如下:
(一)本件於公布時解密。
(二)本件至某年某月某日解密。
(三)本件於工作完成或會議終了時解密。
(四)附件抽存後解密(適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者)。
(五)其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)。

十八、機密等級之標示位置,依國家機密保護法施行細則第17條規定辦理。

十九、轉發他機關來文之機密文書,其解密條件應與來文相同(「發文後解密」者
      除外),來文未定解密條件者,承辦單位宜先洽詢來文機關解密條件,如仍
      無法確定解密條件,得註記「另行檢討後辦理解密」,惟不得自行訂定其他
      解密條件或解密日期。

二十、機密文書辦畢後應即裝封歸檔,承辦人應於封套封口處蓋印章或職名章,並
      檢視封套封面上記載事項與歸檔清單是否符合後,送行政處文書科專責人員
      歸檔。

二十一、需續辦或由單位自行保管之機密文書,應使用堅固可上鎖之箱櫃集中保管。

二十二、歸檔機密文書調閱、保管應注意事項如下:
(一)經歸檔後之機密文書需調閱者,「絕對機密」、「極機密」文書應經原核定
      機關或其上級機關有核定權責人員書面授權或核准;「機密」、「密」文書
      應經由業務承辦單位主管核准;調閱其他單位之機密文書,並需原承辦單位
      同意。
(二)國家機密檔案、一般公務機密檔案、一般檔案應分別保管。
(三)機密檔案應保存於具有安全防護功能之箱櫃。保管場所應限制人員、物品進
      出或裝置警報、監視系統。
(四)機密檔案如以資訊系統儲存,該系統需實體隔離不得與外界連線,國家機密
      資料並需以政府權責主管機關認可之加密技術處理。

二十三、對他機關(單位)提供機密資料時,承辦單位應事先審慎考慮,是否有提
        供之必要,國家機密文書並需先經原核定機關或其上級機關有核定權責人
        員書面授權或核准,一般公務機密文書由單位主管核准,陳判前得加會政
        風處表示意見。

二十四、各單位因業務接受學術機構、專家、學者、廠商、社團申請分發機密資料
        ,需依法規或契約並經核定權責人員核准始可提供,並依相關保密規定辦
        理。

二十五、機密文書非經權責主管人員核准,不得攜出辦公處所。

二十六、國家機密之複製,應依國家機密保護法與其施行細則規定辦理;絕對機密
        檔案不得複製。

二十七、一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製,除辦理該機密業務者外,
        其他人員如有必要,以經單位主管以上人員同意為限。

二十八、機密資料刊載於出版品,應管制分發,無法管制者,不得刊載。

二十九、機密資料或文書,不得存放在全球資訊網站等對外開放的資訊系統中。

三十、 一般性資料進行彙總處理時,應特別注意大量非機密性資料彙總成為機密性
       資料,應依相關規定核列機密等級及採取適當保密措施。

三十一、各單位業務承辦人應主動每年清查檢討機密文書,其須變更機密等級或無繼
        續保密必要者,屬本府製作之機密文書即按規定變更機密等級或解密;非本
        府製作之機密文書,得建議原製作機關變更機密等級或解密,於獲得答復同
        意後辦理。

三十二、檔案管理單位應定期清理機密檔案,並通知業務單位辦理變更機密等級或解
        密手續。

三十三、對他機關來文要求本府變更機密等級或解密案件,由原承辦單位依規定辦理
        ,若涉及其他單位並應會商定之。

三十四、機密文書未依規解密並屆保存年限,不得銷毀,其程序應依檔案法及相關規
        定辦理。

三十五、擬辦、繕印機密文書時,因誤繕、誤印、印畢之廢紙、複寫紙等,應由業務
        承辦人即時銷燬。

三十六、會議議事範圍涉及機密者,應事先核定機密等級,並由主席或指定人員在會
        議開始及終結時口頭宣布。

三十七、機密性會議資料,應編號分發及登記其使用人,並於會後收回,如與會人員
        會後需留用時,應經主席核准辦理留借用簽收,對機密等級較高或洩密可能
        性較大之會議資料,主辦單位得在資料內每頁加註編號,以明責任。

三十八、有關針對會議內容之抄錄、攝影、錄音或其他保存方式或對外傳輸現場影音
        等經許可之產製物應與會議核列同一機密等級。

三十九、辦理涉及國家機密會議,得使用代名,會議中有關各種資料,均以代名為銜
        ,不得使用會議真實名稱。

四十、  各單位於會議準備與進行時涉及機密事項,得採取人員管制、會場安全戒護
        等各項必要之保密措施,主辦與參與之單位及人員,均負保密責任,未經市
        長核可,不得發布新聞。

四十一、各單位處理重大人事甄選(試)、重要會議、重要採購或其他重要應秘密事
        項之機密案件,應視案情需要協調政風處預先研擬專案保密措施,以確保業
        務順利執行。

四十二、一般保密事項規定如下:
(一)對於本府製作之文書或經辦案件,除依法得公開者外,應遵守公務員服務法第
      4條之規定,絕對保守機密,不得洩漏。
(二)文書之處理,不得隨意散置或出示他人,文書放置時,應背面朝上或放於公文
      夾內,以防止被他人窺視。下班或臨時離開辦公場所時,應將公文收藏於辦公
      桌抽屜或公文櫃內並即加鎖,電腦應設定螢幕保護密碼或關機。
(三)私人日記、通信、撰文及著作,其內容不得涉及公務機密,使用電話洽公時應
      避免涉及機密內容。
(四)機密文書不得使用傳真機傳送,但機密性與時效兩者權衡,確有使用傳真機必
      要者,應先撥通電話確認接收單位與人員後再行傳送,傳送完畢應核對張數,
      傳送過程中,傳送人、接收人應全程在場。
(五)各單位委託他人在本府修繕、維修、佈置或處理雜務時,承辦人應在旁監督,
      以防機密或重要文件流失。
(六)辦理機密文書人員,發現機密洩漏、遺失或判斷可能洩漏、遺失時,應即報告
      所屬主管會同政風處查明處理。
(七)接待來賓時,主辦單位對於簡報或說明,應事先審查,內容避免提及機密事項
      ,以防洩密。

四十三、為使員工瞭解維護公務機密之重要性與方法,應透過內部刊物、講習等活動
        、加強保密宣導。

四十四、各單位使用資訊設備時,應確實遵守「嘉義市政府資訊安全管理作業規範」
        規定,每年並由政風處會同企劃處資訊科辦理資訊使用管理稽核一次。

四十五、政風處得視情況需要,對本府各單位實施維護公務機密檢查,依檢查結果,
        就優劣缺失及改進意見提出書面報告。








 



 


 


 

資料來源:嘉義市政府主管法規共用系統