您的瀏覽器不支援JavaScript功能,若網頁功能無法正常使用時,請開啟瀏覽器JavaScript狀態
列印時間:108.02.17 05:43

法規內容

法規名稱: 嘉義市政府暨所屬各機關文書流程管理作業規定
公發布日: 民國 99 年 01 月 26 日
修正日期: 民國 99 年 01 月 26 日
發文字號: 中華民國99年1月26日府企研第0991900277號
法規體系: 智慧科技類
法規功能按鈕區

嘉義市政府暨所屬各機關文書流程管理作業規定
中華民國99年1月26日府企研第0991900277號函頒

一、嘉義市政府(以下簡稱本府)為提升各局室暨所屬各機關文書處理品
    質,加強文書流程管制作業,提高公文辦理時效,特依據行政院頒「
    文書流程管理手冊」及「監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事
    項」之規定訂定本要點。


二、本府暨所屬機關每件公文均需按收文、分文、簽收、擬辦(會稿)、
    核稿、決行、繕校、用印、發文、歸檔等程序作業,各階段之處理時
    效和流程均納入公文稽催管制範圍,全面全程實施管制,不使有所遺
    漏。


三、為有效運用資訊系統,發揮文書流程管理功能,以機關內每一成員對
    公文處理的自我管理為主,文書單位及研考單位查催處理為輔,各司
    其職,分層負責,劃分如下:
(一)文書單位職責
1、依據行政院秘書處訂頒「文書處理手冊」之規定,辦理各項文書業務
    。
2、總收發文書處理與文書繕校監印。
3、加強密件公文管理,防止洩密情事發生。
4、公文電子交換相關作業事宜。
5、協助推動文書流程簡化工作。
6、配合研考單位調卷分析之需要,協助提供必要之資料。
(二)基層單位登記桌人員職責:
1、每日至總收文處收文二次,並將所收公文陳請單位主管(或分文人員
    )指派公文承辦人員後,將公文併同簽收清單送交承辦人員簽收。
2、每日收受公文需詳實點收,並於登記表或送件簿簽章及註明日期時間
    。
3、受移(會)文案件視同新收文案件辦理,遇有改分之公文,應立即辦
    理更改作業,再送予新承辦人員簽收。
4、逐日檢查公文處理紀錄,落實銷號作為,對於將屆預定辦結期限之案
    件,應預先告知提醒承辦人員儘速辦結或申請展期。
5、對逾期案件未依規定辦理展期手續者或受會逾時辦理者,應即報告單
    位主管處理。
6、創稿文件應視同來文,按一般程序登記,以交辦或簽辦日期為來文日
    期,並以創稿日期時間,為公文登記表之時間。
7、協助研考單位(人員)定期或不定期檢查及配合調卷分析需要,提供
    有關資料。
(三)公文承辦人員職責:
1、收受公文時,應將簽收單於簽註姓名及收件日期後退回登記桌備查。
2、發現所收受之公文,非本單位承辦時,應即敘明理由簽經主管同意並
    核章後退回文書單位改分移文或同單位應改分不同承辦人員時,應即
    歸還登記桌重新辦理分文。
3、經辦文件須遵照院頒「文書處理手冊」規定辦理,確保公文品質,依
    限辦結,不能如期辦竣之案件,必須展期時,應在「預定結案日期」
    屆滿前報請單位主管核准申請展延,展期次數以三次累積展期天數三
    十日以內為限,三十一日(含)以上者,應簽經機關首長核准;展期核
    准後應會知公文管制人員更改限辦日期繼續管制。
4、承辦人員應確實擬訂或區分公文速別,公文陳判或會稿,應依其性質
    分別置於紅(最速件、速件)、藍(普通件)、黃(密件)公文夾提
    陳或送遞,不可混淆使用;同一文件請三個以上單位會核,宜複製同
    時送會,送(收)會辦公文按「速件」處理。
5、秉持自我主動管理原則,積極掌握公文處理品質與時效,對所經辦之
    公文,自簽辦日起至發文日止,應負處理流程各階段查詢催辦之責,
    如查催發生困難時,應即簽報。
6、處理公文應備妥承辦案件登記簿或以電子方式簽收登記之,遇有職務
    異動時,對於尚未辦結案件,應製妥移交公文清單交登記桌登錄,同
    時將登記簿連同負責保管業務有關之參考資料列入移交。併辦案件須
    在案件之主案稿面註所併附案,依序排放交登記桌辦理。
7、對於監察案件,如因案情複雜且一時無法辦結時,應於期限內將辦理
    情形及未能結案原因會知研考單位(人員)先行登錄監察案件管理資
    訊系統,並申請展期。
(四)單位內各級主管人員職責:
1、充分掌握查催資料,即時督促屬員作業時效。
2、依權責核准展期案件,對屆期尚未辦出、會辦文件未照規定時限處理
    者,除予以告誡外,並應督促限期儘速辦結。
3、落實執行職務代理制度,督促代理人確實依限辦妥應代辦之公文,如
    因特殊情形,無法代為處理時,應由直屬主管或指定人員負責處理。
4、屬員差假應嚴格審查,其承辦案件久未清結者,應責成清理後始得核
    准差假。
5、對一般公文來文之處理速別與公文性質不符者,得核准調整或指定授
    權人員核准調整之。
6、對涉及二單位以上的作業,宜與相關單位商訂原則後處理,避免因往
    來會稿而延誤時效。
(五)研考單位公文管制或專責人員職責:
1、每週應查詢登記桌一次,發現錯誤,應指導改正,逾限未結案件填報
    逾限未結案件檢查週報表個別稽催,經二次稽催,承辦單位仍延滯不
    辦理及簽復原因者,以故意積壓公文論,簽報議處,並限期清理,追
    蹤至結案止。
2、每月底調製「公文處理成績月報表」、「公文時效統計表」提報主管
    會報檢討,所屬機關應依規定期限按月陳報本府備查。
3、每月公文總檢查對辦結時限超過三十天逾期公文或公文處理逾限未滿
    三十天而明顯有積壓情事之案件實施調卷,分析各階段處理時間,填
    造逾期公文延誤情形紀錄表,並送積壓人員申復理由,申復期間以三
    日為限,如有特殊情形,最遲不得超過七日,逾期以放棄申復論;積
    壓責任判明後,簽陳機關首長議處。
4、對存查案件抽查結果,如發現應辦而存查案件,除列管追蹤至承辦單
    位辦結外,並視情節輕重簽處。
5、每年3月底前對基層登記員、承辦人員、文書人員、檔管人員、稽催
    管制專責人員統計個人成績優劣資料,提供評核人員參評;依據獎勵
    評分基準表,擬具獎勵類別額度,簽報機關首長核定。
6、擬訂稽核計畫,定期或不定期考評本府所屬單位(機關)文書流程管
    制作業,並得隨時派員輔導或實施作業講習。
7、協助文書單位透過監察案件管理資訊系統收受監察案件公文,送交登
    錄分文,並負責追蹤管制及對院屬各機關研考單位之聯繫協調事宜。
8、對於逾期限尚未答復之監察案件應即稽催,超過處理時限三十日以上
    未結案件應予個案分析處理,如逾期二個月尚未辦結者,應分別調查
    原因、分析責任,簽報機關首長核處,並綜合統計分析管制成果,適
    時提報主管會報檢討。
9、協助承辦單位使用監察案件管理資訊系統登錄回復監察案件辦理情形
    。


四、各類公文處理時限,除限期公文、專案管制案件、人民申請案件、訴
    願案件或其他依法令另有規定者外,均不含假日;管制區分為以文管
    制及以案管制。原則上,一般文書採取以文管制方式管理,專案管制
    案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件或其他指定案件等則
    採取以案管制,相關作業分述如下:
(一)一般公文管制
1、一般公文按「最速件:一日」、「速件:三日」、「普通件:六日」
    之時限辦理;機關內部送會公文,按傳遞速別卷宗「最速件;一小時
    」、「速件二小時」、「普通件四小時」之時限辦理;送(收)會外
    機關公文以速件管制處理。
2、受文機關主(承)辦單位承辦人員經審來文處理速別與公文性質不符
    者,得簽奉單位主管或其指定之授權人員核定,逕於文件首頁上核批
    調整速別,並通知單位收文人員據以更改該文管制速別。
3、限期公文依來文或依其他規定訂定之期限辦理,其處理時限包含假日
    計算在內。
(1)來文如有二個以上不同期限者,以最後期限為預定結案日期進行管
      制,期間若須發文則以創稿管制處理。
(2)如受文機關認為有變更來文所訂期限需要,須聯繫來文機關確認同
      意並簽奉單位主管核定,始得移送單位收文人員變更處理時限。
(3)限期公文之受文機關收文時已逾文中所訂期限者,該文得以普通件
      處理時限辦理。
4、因機關業務性質所處理某類公文,實際處理日數確難於來文速別時限
    內辦結,而依其性質及複雜程度又未符專案管制案件申請要件者,得
    於簽奉機關首長(或授權人員)核准列為特殊性案件,由機關自行統
    一訂定管制期限,惟其管制統計仍應以一般公文原則處理。
5、開會、會勘通知單等通知性質文書,其處理時限以一般公文管制,但
    所指定開會、會勘日期比限辦日期為前者,其處理時限以指定開會、
    會勘日期為準。
6、各單位擬辦公文之會簽會稿,應由各單位收發人員登錄後依序傳會或
    複製同時分會,並適時查催。
7、監察案件,如訂有處理期限依「限期公文」辦理,無處理期限者依一
    般公文「普通件」管制,辦理逾限懲處規定亦同。
(二)人民申請案件管制
1、依「嘉義市政府暨所屬機關處理人民申請案件項目暨辦理期限表」包
    含假日計算辦理時限管制,未訂定期限者以七日內辦結為原則。
2、案件處理過程中,凡屬通知補(件)、會勘(查)、會議(商)、請
    釋(示)、查詢及有關機關間公文往返等文件,應另以他號方式處理
    (發文件按一般公文創號,收文件則以另編一般公文收文號處理),不
    得以原文號銷號結案。
3、案件不合法定程式或手續時,主辦單位應詳細說明一次通知補正;管
    制單位可依實際需要,統一設計補正說明表單格式,供主辦單位參考
    運用,並以補正說明表單發送日作為扣除補正期間起算日之依據。
4、案件未能於機關公告之處理時限內辦結者,得依分層負責簽請延長,
    惟延長應以一次為限,其申請日數不得超過原公告處理時限,並應於
    原處理時限屆滿前將延長之事由通知申請人。
 (三)訴願案件管制
1、訴願案件係專為決定訴願的文書作業,其辦理時限、程序、計算標準
    等,均依訴願法規定辦理。
2、以「案」為單位,每一「案」計列一件,起始收文號於全案辦結時始
    能銷號,處理過程中的收發文件,依一般公文處理時效規定管制,有
    發文需要者,另以他號方式處理(發文件按一般公文創號,收文件則
    以另編一般公文收文號處理),不另計列一「案」。
(四)人民陳情案件
1、線上(e-mail)陳情、市容查報、電話陳情等處理時限以收受案件之次
    日起算五個工作日,市政建議案以收受案件之次日起算三個工作日,
    書面陳情案以收受案件之次日起算十五個工作日,檢舉信函以收文次
    日起算十四日為處理時限;在期限內辦結者列為「依限辦結」。逾處
    理時限辦結者列為「逾限辦結」。未能在規定期限內辦結者,雖經依
    分層負責簽請核准展期,並將延長時限理由以書面或電子郵遞告知陳
    情人,仍列為「逾限辦結」。
2、人民陳情案件須以(案)為單元,不得分段銷號處理或先存查再以創號
    辦理;應以實質妥處為解除管制條件,辦理過程有會商、請釋(示)
    等機關公文往返或其他先行函復陳情人之公文,應另以他號方式處理
    (發文件按一般公文創號處理,收文件則以另編一般公文收文號處理)
    ,不得以原文號銷號結案。
3、受理機關認為人民之陳情有理由者,應採取適當之措施;認為無理由
    者,應通知陳情人,並說明其意旨。受理機關認為陳情之重要內容不
    明確或有疑義者,得通知陳情人補陳之。
4、無論機關收文、單位收文或首長(副首長或幕僚長)室收受轉下之陳
    情案件、陳情人親赴機關陳情、以電話及電子郵遞傳送陳情者,皆確
    實依全面管制原則分類登錄管制,為求管制與統計之確實性,其登錄
    作業宜符合下列規定:
(1)各機關依權責劃分或權責主管指定負責陳情案件登錄之人員應將該
      類案件以陳情類別登錄管制資訊系統,再分由相關單位辦理。單位
      收文人員並應重新檢視登錄類別是否正確,如係案件辦理過程之會
      商請釋等收發文件應以一般公文管制者或有其他類別登錄不正確情
      形,應逕予更正,並通知機關收文人員。
(2)單位收文之陳情案件,收文人員應於依前項原則確認來文後進行登
      錄,並據之以案管制。
(3)首長(副首長或幕僚長)室收受轉下陳情案件,無論機關收文或單
      位收文,均應依前述規定確實登錄。
(4)陳情人以電話或親赴機關陳情者,承辦人員於聆聽陳訴後應將陳情
      事項製作紀錄並比照前述規定辦理。
(5)機關設置之電子民意信箱,郵件內容符合行政程序法第一百六十八
      條人民陳情案件定義者,應確實登錄並列入人民陳情案件管制統計
      範圍。
5、人民陳情案件有下列情形之一者,受理機關得依行政程序法第一百七
    十三條及行政院暨所屬機關處理人民陳情案件要點第14點規定,不予
    處理,但仍應予以登記,以利查考:
(1)無具體內容、未具姓名或住址者。
(2)同一事由,經予適當處理,並已明確答復後,而仍一再陳情者。
(3)經查證所留姓名、住址、聯絡電話或電子郵件位址屬偽 冒、匿名
      虛報或不實者。
(4)非陳情事項之主管機關,接獲陳情人以同一事由已分向各主管機關
      陳情者。
6、前項第二款一再向原受理機關或其上級機關陳情而交辦者,受理機關
    得僅函知陳情人,並副知交辦機關已為答復之日期、文號後,予以結
    案。
7、各機關處理人民陳情案件得依業務性質另訂定處理期限,各種處理期
    限不得超過三十日;其未能在規定期限內辦結者,應依分層負責簽請
    核准延長,並將延長理由以書面或電子郵遞告知陳情人。
(五)專案案件管制
1、需經長時間多方面研議且需時三十日以上方可辦結的繁雜案件,諸如
    涉及政策、法令或需多方會辦、分辦始能定案者,可列為專案管制案
    件。
2、有需要列入「專案管制案件」者,應由主管單位,說明專案名稱與理
    由,訂定作業時程及預定完成時間,於原件處理時限屆期前依規定提
    出申請,送管制單位審查,簽請機關首長或幕僚長核准後,由管制單
    位負責管制,並由主管單位定期提報執行情形至結案為止,如超過預
    定進度時,仍應申請展期。
3、「專案管制案件」不列入一般公文數量與時效統計,而另於「公文時
     效統計表」相關欄內,統計管制結果。
4、預計能在三十日內辦結之案件及人民申請、訴願、人民陳情案件,均
    不列為「專案管制案件」。各機關應嚴格審查,以防泛濫,失卻意義
    ,並予詳細登記,以備檢查。
5、各機關管制單位可依實際需要,設計專案管制申請表、執行情形管制
    表及專案管制明細表,以確實管制專案。
6、每一專案管制案件依業務性質得有不同處理時限,各機關可視需要自
    行訂定,惟一次得申請之處理時限最長不得超過六個月,每一個案處
    理時限即以申請奉准之預定完成時間為據。


五、有關「國家賠償之請求案件」,其辦理時限、程序、計算標準等,均
    依國家賠償法規定辦理。


六、建立公文檢核制度
(一)研考單位(人員)針對本機關特性,適時研訂文書流程管理稽核計
      畫,作為執行依據。
(二)本府各單位暨所屬機關(學校)公文處理作業,有左列情事之一者
      ,本府得隨時派員(研考單位)抽查或輔導:
1、公文處理成績當月平均日數較上月有顯著退步而在百分之三十以上者
    。
2、人民申請、陳情案件之處理,上月逾限結案率超過百分之十以上者。
3、中央上級機關交辦案件應行查處事項。
4、本府交查或指示應行查處事項。
5、本府公文處理現代化規劃有關事項。
6、推動公文管理資訊化作業事項。
7、其他與提升公文品質與行政效率有關事項。
(四)各單位、機關經輔導或抽查所提建議改進事項,應確實檢討改進,
      未依期限內改進或執行不力者,研考單位得簽報議處。
(五)各單位、機關主管平時應加強公文督查,自我管理;相關人員之獎
      懲,悉依本府訂頒「嘉義市政府暨所屬機關公文處理獎勵評分基準
      」、「公文處理時限暨逾限懲處作業規定」辦理(如後附)。


七、本要點如有未盡事宜,悉依相關法令規定辦理。


八、本要點自函頒日起實施。
 

資料來源:嘉義市政府主管法規共用系統