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列印時間:108.07.20 07:48

法規內容

法規名稱: 嘉義市政府環境保護局檔案管理及應用要點
公發布日: 民國 100 年 11 月 04 日
發文字號: 中華民國100年11月4日嘉市環行字第1000023094號
法規體系: 環保類
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嘉義市政府環境保護局檔案管理及應用要點
中華民國100年11月4日嘉市環行字第1000023094號函訂頒

壹、 總則

一、嘉義市政府環境保護局(以下簡稱本局)為健全檔案管理制度、促進檔案
    開放與運用,發揮檔案功能,特訂定本要點。

二、本局管理之檔案,除檔案法及其相關子法或其他法律另有規定者外,依
    本要點之規定。

三、本局檔案管理,除有特殊情形者外,以集中管理為原則。

四、檔案管理資訊化作業,應與文書處理結合,並依行政院訂頒之「文書及
    檔案管理電腦化作業規範」相關規定辦理。
貳、 點收

五、各承辦單位或文書單位應將辦畢案件於五日內逐件依序彙齊後,併同歸
    檔承辦簿送交檔案管理單位點收。但下列物品,不得歸檔:
(一)現金、有價證券及其他貴重物品。
(二)司法訴訟有關物證。
(三)流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之品。
(四)易變質而不適長期保存之物品。
前項所稱辦畢案件,指依文書處理規定完成發文或存查程序之案件。
機密案件歸檔時,承辦人員應依規定將機密文書送機密檔案管理單位點收。
歸檔承辦簿應保存年限為三年。

六、各單位承辦人員送件歸檔作業原則如下:
(一)檔案應以公文用紙尺度為標準,文件左右底三面邊緣應保持整齊。過寬
    過大者,應予裁切折疊,但不得損及檔案之內容;未達規定標準者,應
    以公文用紙襯貼,並加蓋職名章;有附簽其規則較小時處理亦同。
(二)應查檢歸檔案件是否辦畢及填列分類號及保存年限。
(三)歸檔案件以原件為原則,有附件者,每一種以一份為限;未以原件歸檔
    者,應敘明具體事由簽奉權責長官核准後,併案辦理歸檔。
(四)如需以附件為正本隨文發出,而附件僅一份時,請註明:「原本隨文發
    出,抄本或影印本存卷」或於文稿附件欄位簽註附件不歸檔,並加蓋職
    名章。
(五)附件經簽准抽存者,保存單位應妥慎保管,並依相關規定辦理後續事宜
    。
(六)歸檔案件屬紙本型式者,應由承辦人員依文件產生時間先後順序,早者
    在下,晚者在上,由上而下依序以6B鉛筆編寫頁碼,先編本文(本文屬
    簽稿併陳者,以簽為上,稿為下編寫),後編附件,附件頁碼之編寫,除
    已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者外,應併同其本文連續為之
    ,並於首頁註明總頁數;文件係雙面書寫或列印者,其背面應編寫頁碼
    。
(七)歸檔之案件如須併件者,應於原稿適當位置註記主併文號。
(八)歸檔案件有折角時應予理平。
(九)案件有2頁以上,應於騎縫處加蓋職名章。

七、歸檔案件有第五點第一項各款之物品者,應退回文書單位(發文案件)、
    承辦單位(存查案件)處理;另有下列情形之一者,應退還承辦單位補正
    :
(一)案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存者。
(二)案件污損或內容不清楚者。
(三)案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
(四)案件未編列文號或文號有誤者。
(五)案件未填註年度、分類號、案次號、保存年限者。
(六)案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
(七)案件有2頁以上,未依規定蓋騎縫章或職名章者。
(八)樣張或已作廢之契約憑證等文件,有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者
      。
(九)案件與歸檔承辦簿登載不符者。
(十)案件未能以原件歸檔,且未經簽奉權責長官核准者。

八、對於辦畢案件應歸而未歸檔者,檔案管理單位應每週辦理稽催,單位主
    管於收到稽催通知單後,應主動查明處理,有延後歸檔之必要者,應由
    承辦人員填具展期單,經權責長官核准並知會檔案管理人員。
參、分類立案編目

九、本局之檔案分類表與保存年限區分表採結合編製方式;檔案分類依其職
    掌之業務性質分類、綱、目,再依案件之內容編立案名及案次號。

十、編立案卷應依下列規定辦理:
(一)歸檔之案件經分類後,檔案管理人員應依據檔案內容查檢,如有業務
      性質相同之檔案,應併於同一案名處理,查無前案可併者,應立新案
      ,確立新案名。
(二)檔案卷次號確立後,檔案管理人員應依文件產生日期先後賦予目次號
      。
(三)附件應隨原文裝訂為原則,如難以併同裝訂時,應在原文加蓋「附件
      另存」戳記,並於附件標記檔號後存置。
十一、檔案之內容及形式特徵等依檔案管理局訂頒之「檔案分類編案規範」
      及「機關檔案編目規範」著錄後,編製成檔案電子目錄,於檔案中央
      主管機關規定之期限前傳送,並將檔案目錄彙送說明表陳報市政府。

肆、 整理

十二、同一案卷,檔案應按目次號大小,由小至大、由上而下,依序排列整
      齊入卷。案卷卷夾內首頁應放置目次表。

十三、整理檔案應注意下列事項:
(一)同一案名之各件檔案應置於同一卷夾,卷夾厚度以三公分為原則,並
      於檔案卷夾封面及背脊標明案名、檔號及保存年限。
(二)檔案上加附之金屬物應予去除,但未裝訂前如確有分件必要者,得予
      保留。
(三)檔案如有皺摺,應予理平;如有破損,應予修補。
(四)檔案內容如有字跡模糊者,應洽請原承辦單位查明補註於公文用紙,
      並經權責長官核可後併案裝訂。
(五)紙質檔案夾選用質優、堅韌且經去酸處理之材質。

伍、 保管及清查

十四、檔案經整理後,應依下列方式辦理上架:
(一)永久保存與定期保存檔案得分置存放。
(二)檔案應依紙質類、攝影類、錄影(音)帶類及電子媒體類等不同媒體
      型式分區分類保管。
(三)按檔號大小順序,小者在左,大者在右;由左至右,由上至下直立排
      列。
(四)檔案架應預留架位空間,以利後續檔案排架。
(五)應依檔案之年度或檔號範圍等項目,於檔案架之適當位置簡明標示,
      並定期查檢有無標示脫落或需更改等情事。

十五、機密檔案應與一般檔案分別存放,並應另備保險箱或其他具安全防護
      功能箱櫃及裝置密鎖存放之,為確保其安全,至少每月應檢查一次,
      並由專人負責管理。

十六、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制,非檔案管理人員,未經許可者,
      不得擅自進入。

十七、檔案管理單位應訂定清查計畫,依清查統計結果作成清查報告書,並
      檢附「檔案清查清單」等附件,陳報權責長官核閱。

陸、 檢調

十八、借調檔案以與承辦業務有關者為限,並經單位主管核准。因業務需要
      ,借調非主管案件時,先經本單位主管核章後,送會承辦業務主管同
      意,或簽請權責長官核准。
      本局內部單位借調機密檔案者,應經業務承辦單位主管核准。

十九、借調檔案以提供複製檔案為原則,借調原件時應依下列原則辦理:
(一)已裝訂成卷且無法拆卷之檔案得整卷借出,並於調案單上註記卷數。
(二)案卷檢出時,須核算件數及頁數,並記載於調案單上,且調案單須填
      註歸卷日期,檔管人員依日期稽催歸檔。

二十、申請借調檔案時,應以案件或案卷為單元,並由調案人填具調案單,
      但對本科、室、隊承辦之檔案,且複製、閱覽均在檔案管理單位內為
      之者,可填具檔案影印閱覽紀錄表(如附件一)替代調案單。

二十一、他機關借調檔案應依下列規定辦理:
(一)借調一般性檔案,應備函提出請求,並經本機關權責長官核准後辦理
      。
(二)借調機密檔案依下列規定辦理:
1.機關間借調機密檔案,應以書面提出請求,經該機密核定機關首長或其
   授權人員核准後,始得提供。
2.應註明借調期間、承辦單位名稱、承辦人員姓名及有關聯絡資料。
3.借出之檔案屆期如需繼續使用,應提出展期申請。
4.借之檔案、如有必要,得隨時催還。
5.調用機密檔案時,應備函載明法律依據、調用目的、調用期間、承辦單
   位名稱、承辦人員姓名及有關聯絡資料。
(三)依法有權調用檔案之機關,調用檔案時,應備函載明法律依據、調用
      目的及調用期間,由業務承辦單位依來函簽辦,經本機關權責長官核
      准後辦理。
   承辦人員依前項規定,向檔案管理單位辦理調卷後,應負稽催之責。

二十二、借調檔案應依調案單所列期限內歸還,期滿仍需繼續使用者,應提
        出展期,展期時須遵循下列原則:
(一)提出展期申請,每次展期日數為十日。
(二)展期次數超過三次者,仍需使用檔案時,應先行歸還檔案後,再依規
      定辦理借調。
(三)他機關借調之檔案,展期應備函提出請求,由業務承辦單位依來函簽
      辦,並經本機關權責長官核准後辦理。
    機密檔案之借調(展期)應依前項程序辦理,惟每次借調(展期)期間最
    長以七日為限。
    如為案情特殊或業務需要,應專案簽請權責長官核准借調(展期)之期
    限,不受前二項規定之限制。

二十三、對於已逾歸還期限且未辦理展期者,檔案管理人員應定期製作「逾
        期未歸還檔案稽催單」向調案人或所屬單位辦理催歸,稽催3次仍
        未歸還時,簽請權責長官處理。

二十四、本局人員調離職時,人事單位應知會檔案管理單位,以查檢其借調
        檔案情形;如有借調檔案應依下列原則處理:
(一)借調本局內部之檔案應全部歸還,不得轉借。
(二)承辦他機關向本局借調或因依法調用之檔案,其未屆滿歸還期限時,
      應依相關規定列為職務移交事項。

柒、 鑑定

二十五、檔案鑑定,依「本局檔案保存價值鑑定小組設置要點」並參酌檔案
        管理局訂頒之「檔案保存價值鑑定規範」及相關規定辦理。

捌、 應用
二十六、檔案應用處理步驟如下:
(一)、作業流程(附件2;作業流程圖)
(二)、申請書(附件3)填寫方式如下:
1、申請閱覽、抄錄或複(重)製本局檔案、政府資訊或卷宗(以下簡稱檔卷),
   應填具申請書並敘明理由,以書面(親自持送或通訊方式)向本局申請,
   其依電子簽章法主管機關核定或許可之憑證機構依法簽發之憑證附加電子
   簽章後,亦得以電子傳遞方式申請。
2、申請書應載明下列事項:
(1)、申請人姓名、出生年月日、身分證明文件字號、住(居)所地址及聯絡
       電話;申請人為法人或其他設有管理人或代表人之團體,其名稱、事
       務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、住(居)所地址
       及聯絡電話。
申請人為個人請檢具個人身分證或駕照正本;法人、團體、事務所或營業所
請檢附登記證影本(影本加註具結「與正本相符,如有不實願負法律責任」
字句代替正本並簽章)及負責人、代表人或管理人之證明文件。
(2)、有代理人者,其姓名、出生年月日、身分證明文件字號、住(居)所地
       址及聯絡電話。
意定代理者,應提出委任書(附件4);法定代理者,應敘明其關係及檢具相關
證明文件。
(3)、檔號、檔案名稱或內容要旨、申請項目、目的及用途、申請日期。
(4)、有使用檔案原件之必要者,其事由。
(三)申請之限制
1、申請檔卷應用,有行政程序法第46條第2項、檔案法第18條、政府資訊公
   開法第18條第1項各款情形之一或其他法令規定限制者,本局得拒絕其申
   請。
2、外國人申請檔卷應用,應依政府資訊公開法第9條第2項規定,以其本國法
   令未限制中華民國國民申請提供其政府資訊者為限。
3、檔卷應用,以提供複(重)製品為原則;有使用原件之必要者,應於申請時
   記載其事由,本局有保留准駁之權限。如渉及著作權事項,應依著作權法
   及相關規定辦理。
4、電子檔案提供應用前,本局得視實際需要,加註浮水印或其他必要之處理
   ;如以電子媒體儲存離線交付者,其媒體種類及規格,依「文書及檔案管
   理電腦化作業規範」之規定為之,本局並提供讀取檔案內容所需之軟體名
   稱及版本。
(四)審核及回覆:
1、文書單位收受申請書並登入收文號後,依申請應用之檔卷
   業務性質,由該承辦單位辦理。
2、業務單位承辦人員(以下簡稱承辦人員)依據申請書所載事項,確認其正確
   性,如有誤繕者,應以另紙方式補正(如檔號、檔案名稱或內容要旨等相
   關資料)。
3、承辦人員檢查申請案件是否符合規定,如有不合規定或資
料不全者,應通知申請人於7日內補正,逾期不補正或無可補正者,得敘明理
由駁回其申請。
4、承辦人員審理申請案時,應依規定向檔卷管理單位辦理檢調,以供准駁之
   參考。
5、承辦人員應就檔卷內容得否提供應用應先擬妥審核通知書併同申請審核表
   (附件5),必要時簽會該檔卷所涉其他業務單位,徵詢其意見;檔卷如有
   應限制公開或提供之部份,應先予註記後,依本局分層負責明細表之規定
  ,陳權責長官核示。
6、申請案件之准駁,應自受理之日起(如有補正資料,自申請人補正之日起
   算)15日內,以書面通知申請人審核結果;必要時,得予延長,延長之期
   間不得逾15日,惟申請應用之檔卷如數量過多,無法於法定期限內完成審
   核時,得通知申請者辦理分批審復。審核通知書應載明下列事項:
(1)、檔卷應用准駁之意旨。
(2)、檔卷應用方式、時間及處所。
(3)、檔卷應用注意事項及收費標準。
(4)、應攜帶之相關證明文件。
7、以電子傳遞方式請求應用檔卷或於申請書上註明電子傳遞位址者,審核通
   知書得以電子傳遞方式為之。
8、經審核核准應用檔卷者,承辦人員應備妥審核通知書回覆申請人並將審核
   通知書抄本送檔卷管理單位;經審核駁回者,承辦人員除函覆申請人外,
   應將審核通知書影本併同檔卷送交檔卷管理單位辦理還卷。
9、檔卷因修補、展覽、機關檢調或其他情形無法提供應用時,應告之申請人
   理由及得以提供應用之時間。
10、不服本局審核決定者,得自審核通知書送達翌日起30日內,繕具訴願書
    向嘉義市政府提起訴願。
(五)、準備檔卷:
1、申請案件經核准者,承辦人員應就核准應用項目於檔卷應用約定日期前備
   妥檔卷。
2、承辦人員應檢查檔卷是否有限制公開,如僅其中一部分有應限制公開或提
   供之情形,應採「分離原則」,去除不得公開部分,就其他部分公開或提
   供之,在不影響資料判讀原則下,檔卷可拆卷者,將不宜公開之部分抽離
   後提供應用,檔卷不可拆卷者將不宜公開之部分適當隱藏或遮蓋後影印提
   供應用,並於檔卷應用簽收單註記檔卷部分抽離或遮蓋情形。
3、准予閱覽、抄錄或複(重)製者,承辦人員應將原件或複(重)製品備妥併同
   審核通知書影本及檔卷應用簽收單放置一處待用。
(六)、提供檔卷:
1、時間:星期一至星期五上午8:30~11:30,下午2:00~5:00。國定及例假日
   不開放;如有其他特殊原因停止開放時,另行公告週知。
2、地點:本局檔案閱覽室。
3、應用檔卷:
(1)、申請人接獲通知應用檔卷時,如需提供檔卷複(重)製郵寄服務者,承
       辦人員應先收取申請人繳交之郵資、手續費及複(重)製費用後,將複
       (重)製品併同收據寄交申請人並辦理調案歸還。
(2)、申請人至機關指定處所檔卷應用時,應檢具審核通知書及身分證明文
       件予承辦人員並完成登記程序後(附件6),由承辦人員陪同始得進入
       檔卷閱覽處所,認有必要應通知資訊人員到場資安維護。
(3)、申請人應用之檔卷,不得攜出應用處所;申請人如有必要離開應用處
       所時,應將檔卷交還承辦人員保管。
(4)、承辦人員將檔卷交付申請人,並經確認數量無誤後,應請其於檔卷應
       用簽收單簽名(附件7)。
(5)、申請人應用檔卷,應保持檔卷資料之完整,如發生下列情形者,應停
       止其閱覽或抄錄;其涉及刑事責任者,移送該管檢察機關偵辦。
○1添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔卷。
○2拆散已裝訂完成之檔卷。
○3以其他方法破壞檔卷或變更檔卷案內容。
(6)、申請人於檔卷應用過程中,承辦人員得視個案情形自行決定全程錄影
       、錄音。
(七)、還卷:
1、檔卷應用完畢,承辦人員應當場檢視申請人歸還檔案之完整性及是否有不
   當破壞情形;如有污損、破壞等不當使用情形,應於檔卷應用簽收單註記
   後依第6款第3目之5相關規定辦理。
2、申請人應用檔卷應於當日歸還,如未能於當日應用檔卷完畢者,承辦人員
   應先於檔卷應用簽收單註記應用情形後,先辦理還卷,另日再行調案。
3、申請人閱畢檔卷應歸還承辦人員並經點收無訛後,承辦人員應於檔卷應用
   簽收單上註記還卷並將第1聯交付申請人收執。
4、承辦人員應將檔卷應用簽收單第2聯併同供閱覽檔卷依調案歸還相關規定
   辦理還卷。
(八)、收費及解繳:
1、申請人檔卷應用完畢,由承辦人員計算應繳費用並將應收費用填寫於「嘉
   義市政府環境保護局提供檔卷收費明細表」(附件8)後向單照管理單位領
   用自行收納款項收據;上開收據事由欄註記為「應用檔卷服務費」。承辦
   人員陪同申請人至本局出納單位繳費。
2、提供郵寄服務,複(重)製費用及郵資應於接獲通知所指定日前以現金袋、
   郵政匯票送本局或電匯方式繳納。
3、承辦人員收受申請人郵寄繳納之匯票及現金時,應掣據至本局出納單位收
   款後,檔卷複(重)製品及收據聯依第8款第2目規定辦理。
4、申請人提出繳納證明,經本局業務單位向會計單位查閱無訛後,掣據至本
   局出納單位核章,再將檔卷複(重)製品及收據聯依第8款第2目規定辦理。

玖、 銷毀、移轉、移交

二十七、辦理保存檔案之銷毀,以每年1次為原則。

二十八、機密檔案未經解密,不得銷毀。

二十九、已屆保存年限之檔案,檔案管理單位應製作檔案銷毀目錄,送會相關
        業務單位,進行檔案存毀判定,並就下列事項查檢及註記:
(一)檔案是否已屆機關共通性檔案保存年限基準、業務相關法規或內部作業
      規範規定之保存年限。
(二)會計憑證、報告、帳簿與重要備查簿等,是否已依會計法等相關規定,
      經審核同意銷毀。
(三)檔案內容所涉業務是否已結案、具內外在使用需要、涉民眾重大權益、
      債權債務關係或仍具參考價值。
(四)延長保存之檔案,應於目錄註記延長年限及理由。
(五)認有必要時,得調檔檢視實體檔案內容。
檢視完成上述各項作業後,再依規定程序送史政機關檢選。

三十、檔案完成檢選程序後,應制定檔案銷毀計畫連同原送史政機關檢選之目
      錄,陳送上級機關與檔案中央主管機關審核,經審核同意銷毀者,再依
      規定程序送史政機關檢選,且經有機關同意者,檔案管理人員應造具檔
      案清冊(雙方各執乙份)併同檔案送交史政機關。檔案已編目建檔者,應
      於檔案管理資訊系統相關欄位註記“提供史政機關”及其名稱。依下列
      原則辦理:
(一)電子檔案執行銷毀時,應由機關管理人員會同相關資訊人員辦理等相關
      內容。
(二)執行檔案銷毀時,應依媒體型式,選用適當之銷毀方法,會同本局政風
      單位派員全程監控,並注意環境保護事宜。
(三)已銷毀之檔案,應於檔案銷毀後1個月內,在檔案管理資訊系統註記核
      准銷毀之文號及銷毀日期。
(四)檔案銷毀目錄併同核准銷毀文件永久保存;另以案卷為單元規定製作檔
      案銷毀目錄者,其案卷目次表應永久保存。

三十一、永久保存之檔案,符合「國家檔案移轉辦法」之移轉條件者,移轉前
        先辦理檔案保存價值鑑定,經鑑定仍具永久保存價值者,應編製檔案
        移轉目錄,併同鑑定報告,陳送市政府函轉檔案中央主管機關審核,
        經審核同意後,依規劃時程及相關作業程序辦理移轉。

三十二、本局有下列情形之一者,應依相關作業及程序辦理檔案移交:
(一)機關改組。
(二)部分業務移撥。
(三)機關裁撤。
辦理檔案移交時,檔案電子目錄應併同移交;檔案完成點交後,移交與接管機
關之點交人、經辦人、業務主管及機關首長應於檔案移交交接紀錄上簽名或蓋
章,及加蓋機關印信;檔案移交目錄及移交交接紀錄應雙方各執乙份存查。

拾、罰則

三十三、違反第8點、第23點規定,無正當理由者,得送考績委員會議處。

拾壹、附則

三十四、檔案管理人員,得隨時觀摩績優機關檔案管理作業,以溝通觀念與交
        流作法。

三十五、涉及國家機密之文件,依「國家機密保護法」等相關規定辦理。

拾貳、實施與修正

三十六、本要點奉核定後實施,修正時亦同。

資料來源:嘉義市政府主管法規共用系統