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嘉義市政府主管法規共用系統

列印時間:110.09.24 20:47

法規內容

法規名稱: 嘉義市政府檔案管理作業要點
公發布日: 民國 110 年 07 月 06 日
發文字號: 府行文字第1101101289號函
法規體系: 行政類
圖表附件:
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壹、總則
一、嘉義市政府(以下簡稱本府)及所屬各機關(以下簡稱各機關)為健全檔案管理,提供優質
    檔案應用,發揮檔案功能,特訂定本要點。

二、各機關檔案管理,除檔案法及其相關子法或其他法律另有規定外,依本要點規定辦理。

三、各機關檔案管理,由機關自行統一規劃,除有特殊情形外,以集中管理為原則。

貳、檔案點收
四、各機關辦畢案件,承辦單位或文書單位應於五日內併同歸檔清單,送檔案管理單位點收。
    歸檔清單一式二份,得採書面或電子方式為之,於檔案管理單位簽收後,各執一份備查。
    如採電子方式為之者,得免簽收。
    歸檔清單保存年限為三年。

五、辦畢案件送檔案管理人員點收前,承辦人員應依下列規定辦理:
(一)歸檔案件屬紙本型式者,應依下列方式將同一案件逐件逐頁編碼:
 1.按文件產生時間先後順序整理排序,晚者在上,早者在下。
 2.頁碼編寫順序,先編本文,次編附件;本文屬簽稿併陳者,以簽為上,稿為下編寫。
 3.應以鉛筆於每頁編寫頁碼,並於首頁註明總頁數;文件以雙面書寫或列印者,亦同。但空白頁
    面無相關內容者,無須編寫頁碼。
 4.附件已編有頁碼,或為書籍型式,或難以隨文裝訂者,免併本文連續編寫頁碼。
 5.以雙面列印為原則,並不得使用回收紙列印文件歸檔。
(二)應依歸檔案件性質填註分類號及保存年限。
(三)歸檔案件如須併案者,應於公文檔案管理系統或於紙本公文首頁上方適當處註記主併文(編)
    號。
(四)歸檔案件之附件,每一種以一份為限。
(五)現金、有價證券及其他貴重物品、司法訴訟有關物證、流質或氣體、易燃品及管制物品或其
    他危及人身與公共安全、易變質而不適長期保存等物品,應由承辦人員另行處理,不得歸檔。
(六)機密案件歸檔時,承辦人員應使用機密檔案歸檔專用封套裝封,並依規定填寫封面各欄資料
    ,於封口處加蓋職名章。

六、歸檔案件如有下列情形之一者,檔案管理單位應退回承辦單位或文書單位補正:
(一)案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存。
(二)案件污損、內容不清楚或無法讀取。
(三)案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會。
(四)案件未編文(編)號或文(編)號有誤。
(五)案件未填註保存年限或分類號。
(六)案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤。
(七)案件本文及附件有二頁以上,未依規定蓋騎縫章或職名章。
(八)樣張或已作廢之契約憑證等文件,有漏蓋樣張或註銷字樣。
(九)案件與歸檔清單之登載不符。
(十)案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准。
(十一)特殊媒體型式之案件(如照片、地圖、工程圖、微縮、影音、電子等),未依機關檔案點
      收作業要點規定載明相關事項。

七、紙本來文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢者,如來文係屬機關間行文且未涉及個人權
    益或信證稽憑等無重複歸檔之必要者,得不歸檔,由各機關自訂管理規定妥善處理。
    非屬前項得不歸檔之案件者,承辦人員辦理歸檔時應依下列規定辦理:
(一)於紙本來文首頁右上方填註分類號及保存年限,於右下方標示收文日期及文號,並依第五點
    第一款規定編寫頁碼。
(二)於公文檔案管理系統註記改採線上簽核之紙本來文(含附件)併同歸檔總頁數,並將該紙本
    案件併同歸檔清單送交檔案管理人員點收。

八、檔案管理人員辦理公文線上簽核之電子檔案點收時,應確認蒐集內容後,加附機關憑證製成
    之電子簽章。
九、檔案管理單位應定期稽催已逾歸檔期限仍未歸檔之辦畢案件;如已逾歸檔期限一個月以上者
    ,機關權責長官應主動查明處理。

十、檔案管理單位應統計製作每月歸檔案件數量統計表,於次月五日前陳報機關權責長官核閱。

參、檔案立案編目
十一、各機關編製檔案保存年限區分表,可就機關業務特性,採與檔案分類表結合編製或個別編
      製方式為之。
      各機關檔案保存年限區分表至少每十年應檢討一次;並得視業務調整需要,隨時檢討修正
      之。

十二、各機關檔案分類,依其職掌之業務性質分類、綱、目、節,再依案件之內容編立案名及案
      次號。

十三、立案立卷編目應依下列規定辦理:
(一)檔案應編訂檔號,賦予年度號、分類號、案次號、卷次號及目次號。
(二)檔案經分類後,檔案管理人員應依據檔案內容查檢,如有業務性質相同、案情關聯之檔案,
    應併於同一案名處理,查無前案可併者,應另立新案。
(三)檔案卷次號確立後,檔案管理人員應依文件產生日期之先後賦予目次號。紙本型式之檔案並
    應將檔號編寫於案件第一頁右上方適當空白處。
(四)檔案編目應以案件及案卷層級為單元,並分別依檔案著錄來源逐項著錄。
(五)附件應以隨原文裝訂為原則,難以併同裝訂者,應於原文加蓋附件另存戳記,並於附件袋
   (參考格式如附表)標記檔號、收發文號及流水號後,再依檔號或流水號順序存置;另編目
    時應於相關欄位內註明附件內容名稱、媒體型式、數量及附件存放位置。

十四、檔案管理單位應統計製作每月檔案編目數量統計表,於次月五日前陳報機關權責長官核閱。

十五、各機關應於每年六月及十二月,於機關檔案管理資訊網辦理檔案目錄彙送作業;各機關應
      負責督導所屬機關確實辦理。彙送檔案目錄前,應依相關法令檢視目錄內容,確保資訊公
      布之妥適性,避免因檔案目錄公布致生影響公共利益或侵害第三人正當權益之情事。

肆、檔案保存與維護
十六、同一案卷內之紙質類檔案,應按目次號大小,由小至大、由上而下,依序排列整齊入卷。
      案卷卷首應放置目次表。

十七、整理紙質類檔案應注意下列事項:
(一)案卷厚度以三公分為原則。
(二)檔案上加附之金屬物應予去除,但未裝訂前如確有分件必要者,得予保留。
(三)檔案如有皺摺,應予理平;如有破損,應交予專業人員進行修護。
(四)檔案內容如有字跡模糊者,應洽請原承辦單位查明補註於公文用紙,並經權責長官核可後併
    案裝訂。
(五)檔案應以公文用紙尺度為標準,文件左右底三面邊緣應保持整齊;過寬過大者,得予裁切、
    折疊,但不得損及檔案之內容;未達規定標準者,應以公文用紙襯貼。
(六)檔案上之附簽,應附於文件適當位置;附簽規格較小時,應以公文用紙襯貼,不得脫離原件。
(七)與檔案內容無關之標示應予移除,如各類指示標籤(如便利貼)或整理過程中之紀錄(如編
    目校核單)。

十八、檔案經整理後,應依下列方式辦理上架:
(一)永久保存與定期保存檔案得分置存放。
(二)檔案應依紙質類、攝影類、錄影(音)帶類及電子媒體類等不同媒體型式分區分類保管。
(三)按檔號大小順序,小者在左,大者在右;由左至右,由上至下排列。
(四)檔案架應預留架位空間,以利後續檔案排架。
(五)檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示,並定期查檢有無標示脫落或需更改等
    情事。

十九、檔案管理人員應每年進行檔案清查作業,並將清查結果陳報權責長官核閱。

二十、各機關為保管檔案,應設置檔案庫房。
      機密檔案應與一般檔案分別存放,並應另備保險箱或其他具安全防護功能箱櫃,裝置密
      鎖存放之,並指定專人負責管理。

二十一、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制,非檔案管理人員,未經機關權責長官許可,不得
        擅自進入。
        非檔案管理人員經許可進入庫房時,應由檔案管理人員陪同進入,並記錄進出庫房之
        時間及辦理事項。
        前項進出紀錄應由檔案管理人員定期陳送機關權責長官核閱,以掌握人員進出管制情
        形。

伍、檔案鑑定與清理
二十二、各機關檔案管理單位清理保存檔案,以每年辦理一次為原則。

二十三、機密檔案未經解密,不得銷毀。

二十四、各機關對於已屆保存年限之檔案,應由檔案管理單位製作檔案銷毀目錄,送會相關單
        位,經確認無延長保存必要者,製作檔案銷毀計畫,函送本府文化局轉國史館台灣文
        獻館選取具文獻參考價值之檔案。
        依前項規定完成檢選程序後,應連同檔案銷毀目錄及檔案銷毀計畫,轉由本府送檔案
        中央主管機關審查。
        前項情形,如檔案經辦理保存價值鑑定者,應併同檢附檔案鑑定報告。

二十五、各機關移轉永久保存之檔案,屆滿移轉年限之檔案,應先辦理檔案保存價值鑑定,經
        鑑定仍具永久保存價值且符合移轉條件者,應編製檔案移轉目錄,併同鑑定報告由本
        府送檔案中央主管機關審核。經審核同意後,依其規劃時程辦理移轉作業。

陸、檔案檢調與應用
二十六、機關內借調檔案,以與承辦業務有關者為限,並應經單位主管核准。借調非主管案件
        時,應先經本單位主管核准後,送會業務承辦單位主管同意。
        機關間借調檔案,應備函提出申請。接獲他機關來函借調檔案時,應由業務承辦單位
        簽請機關權責長官核准後,向檔案管理單位辦理調案,並負責逾期未歸還稽催作業。

二十七、依法有權調閱檔案之機關,調用檔案時,應備函載明法律依據、調用目的及調用期間
        ,由業務承辦單位依來函簽辦,經本機關權責長官核准後,向檔案管理單位辦理調案
        ,並負責逾期未歸還稽催作業。

二十八、借調或調用機密檔案,應依機密檔案管理辦法第九條至第十五條規定辦理。

二十九、申請借調檔案時,應以案件或案卷為單元,並由調案人填具調案單,以線上申請為原
        則。如申請借調線上簽核之電子檔案或電子影像檔案,應以案件為單元,並採線上申
        請辦理。檔案管理人員依核准之調案單檢出借調檔案,應以提供複製品者為原則。
        本府智慧科技處得於公文檔案管理系統設定各使用人員查閱線上簽核電子檔案或電子
        影像檔案之範圍,並由各機關依實際需求授權各層級人員線上調閱權限。被授權者免
        依第二十六點第一項規定申請借調,逕以該系統記錄調閱情形。
        檔案經微縮、電子或其他方式儲存者,借調時,非有必要,應避免使用檔案原件。

三十、借調紙質類檔案應於十五日內歸還,期滿仍需繼續使用檔案者,應提出展期申請,每次
      展期日數同借調期限。展期次數至多三次,仍有使用檔案需求者,應先歸還檔案後,再
      辦理借調。
      借調線上簽核電子檔案或電子影像檔案,應於核准日起十五日內完成閱覽。
      機關間借調檔案,展期應備函提出請求,由業務承辦單位依來函簽辦,經本機關權責長官
      核准後辦理。惟屬依法調用者,則依來函核准展延日期為限。
      機密檔案之借調或展期應依第一項及第三項紙質類檔案規定程序辦理。但每次借調或展期
      期間最長以七日為限。
      如為案情特殊或業務需要,經專案簽請機關首長或其指定人員核准借調期限者,其借調期
      限不受前四項規定限制。

三十一、對於已逾歸還期限且未辦理展期者,除得以公文檔案管理系統線上自動稽催外,檔案管
        理人員應定期向調案人或所屬單位辦理催歸。經洽催三次仍不歸還者,應簽請機關權責
        長官處理。

三十二、調案人應妥善保管借調檔案,不得有遺失、轉借、轉抄,或有拆散、污損、添註、塗改
        、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案內容之情事。

三十三、機關人員調(離)職時,人事單位應知會檔案管理人員,以確實查檢其借調檔案情形;
        如有借調檔案,應全部歸還檔案管理單位,不得轉借。
        前項借調檔案如屬依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限者,應依相關規定列為職務
        移交事項。

三十四、各機關受理檔案應用申請,應依各機關受理民眾申請閱覽抄錄複製檔案注意事項辦理。

柒、機密檔案管理
三十五、所稱機密檔案,係指依法規定列為公務機密之密件。

三十六、依據機密檔案管理辦法第四條第一項及第二項規定,業務單位承辦人員應使用機密檔
        案專用封套裝封,並填寫封套上所列資訊項目,封口由承辦人彌封簽章後,送檔案管
        理單位辦理歸檔。封套所列案由不得略記為密不錄由,應記載不涉及機密內容之描述
        。

三十七、機密檔案應存放於機密檔案庫房內,並另備專用密件櫃由檔案管理單位指定專人管理。

三十八、機關內部單位借調機密檔案應填具調案單,並經業務承辦單位主管核准。

三十九、業務承辦單位應主動辦理機密檔案之機密等級變更或解密事宜。
        檔案清理時,檔案管理單位應主動提領檔案會業務單位辦理機密檔案之機密等級變更
       或解密事宜。
       經解密之檔案,由案件業務承辦人員填寫案由。歸檔時,其密件公文信封套應編入頁數。

捌、文書檔案資訊化
四十、各機關基於實際需要,以電子化設備輔助文書之製作、核擬、處理流程及檔案管理,並
      以電腦系統及電信網路進行文書傳遞交換作業。

四十一、各機關文書及檔案管理電子化作業相關系統,其時間之紀錄與顯示格式,應包含年、
        月、日、時、分。

四十二、資通安全
(一)機關文書及檔案管理系統具備多人使用之特性時,須具備權限管制功能。
(二)透過機關文書及檔案管理系統存取資料時,須有身分鑑別及權限控管功能。
(三)進行傳遞及交換作業時,應主要使用非公開之網路。須於公開之網路環境進行作業時,應
    使用經安全加密之傳輸機制,以確保其安全。
(四)機關應規劃校時機制,確保時間紀錄之正確性。
(五)機關應建置資通安全防護機制,防止文書及檔案管理系統被入侵、破壞、竄改、刪除及未
    經授權之存取。
(六)機關委由廠商進行文書及檔案管理系統開發或維運時,應要求廠商配合資通安全規定提出
    廠商內部之資通安全控管,包括開發環境、設備、人員及系統之管理機制。機關並應以稽
    核或其他適當方式確認受託業務之執行情形。

四十三、機關建置行動簽核功能時,應支援跨平台跨瀏覽器,並得於軟硬體環境皆可配合情形
        下,使用行動裝置進行文書簽核作業,行動裝置須經註冊身分識別始得登入簽核系統
        ,同一使用者於同時間僅允許從一種行動裝置登錄系統。

四十四、辦理電子檔案之清查、技術鑑定、銷毀及移轉(交)之稽核作業時,應由機關檔案管理
        人員會同相關資訊人員辦理,並將稽核結果作成紀錄。

四十五、電子檔案清查結果發現有毀損、遺失、竄改等異常情形時,應採取下列必要之處置措
        施:
(一)系統有備份資料者,優先還原備份資料。
(二)電子檔案經修復後,其文稿及簽核資訊轉製為紙本或轉為電子影音封裝檔,且經陳報權責
    長官核准者,視同原件。
(三)無法修復者,經陳報權責長官核准並函送檔案中央主管機關備查後,銷毀之。
(四)其他適當之補救處置措施。

 
資料來源:嘉義市政府主管法規共用系統