一、為使本局檔案管理及借閱有所遵循，經參考行政院秘書處印製之文書
處理及檔案管理手冊相關條文，特訂定本局檔案調閱作業規範，以提
升局務行政功能。
二、調閱檔案以與承辦單位業務有關者為限。
三、調閱檔案須填「調案單（調案申請）」，以一式兩份（一件公文）為
原則，由調閱人填寫公文來文單位或發文單位、公文日期及字號、公
文文號、案由（或案名）、調案原由及載明調案方式等資料後，陳請
單位主管簽核並送行政科檔案室以調取檔案，並登錄檔案調閱紀錄一
覽表。
四、調閱非主管或其他單位業務檔案時，需會簽相關單位業務主管同意，
並由秘書以上之長官核准後始得借閱；機密文件一律簽陳局長核准後
始得調借。
五、調案單及檔案調閱紀錄一覽表，為日後查證調檔紀錄之主要依據，相
關紀錄之保存年限，依規定需自檔案歸還之日起算一年。
六、本局檔案管理人員，依據「調案單（調案申請）」資料直接檢取檔案
經核對件數及頁數無誤後，送交調閱人。該「調案單（調案申請）第
一聯」依年月份編號後暫存保管。
七、檔案如已被他人調用時，應於前調閱人歸還後，再依手續送交次一調
閱人。
八、調案人不得在檔案管理處所，擅自檢取、翻閱抄錄案卷或列印電腦掃
描資料。
九、調閱人應善盡檔案保管及完整之責。調閱之檔案不得洩密、拆散、塗
改、抽換、增損、轉借、轉抄、遺失等，非經簽准不得複印。如發現
違反上述情事，由行政科（檔案室）簽報處理。
十、案件調閱期限：自送交日起三天內應歸還；因故需延長使用期限者，
於到期前須至檔案室調取「調案單（展期申請）（第一聯）」，同時
填寫第一、二聯資料說明原由，陳原調案權責主管核准後，逕向行政
科所屬檔案室辦理展延手續；一案展期次數以不超過二次（含）為原
則，每次展延以三日為限，若有實際需要者，簽陳秘書以上之長官核
准。
十一、借出之檔案，如他單位因故有急用，經行政科（檔案室）催還時，
應即歸還。
十二、檔案管理單位每逾三日，得即以「未歸還檔案稽催單」通知借調單
位歸還；除經同意展期外，經洽催乙次仍不歸還者，視情節簽報議
處。
十三、檔案歸還後，管理人應在「調案單」及「檔案調閱紀錄一覽表」上
註明還案日期及相關資料。
十四、本局職員離職或退休時，應於離退前立即交還調閱之檔案。
十五、本作業規範經奉局長核准後實施，修訂時亦同。