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法規內容

法規名稱: 嘉義市政府消防局檔案調閱作業規範
公發布日: 民國 98 年 02 月 02 日
發文字號: 字第號
法規體系: 消防類
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一、為使本局檔案管理及借閱有所遵循,經參考行政院秘書處印製之文書
    處理及檔案管理手冊相關條文,特訂定本局檔案調閱作業規範,以提
    升局務行政功能。


二、調閱檔案以與承辦單位業務有關者為限。


三、調閱檔案須填「調案單(調案申請)」,以一式兩份(一件公文)為
    原則,由調閱人填寫公文來文單位或發文單位、公文日期及字號、公
    文文號、案由(或案名)、調案原由及載明調案方式等資料後,陳請
    單位主管簽核並送行政科檔案室以調取檔案,並登錄檔案調閱紀錄一
    覽表。


四、調閱非主管或其他單位業務檔案時,需會簽相關單位業務主管同意,
    並由秘書以上之長官核准後始得借閱;機密文件一律簽陳局長核准後
    始得調借。


五、調案單及檔案調閱紀錄一覽表,為日後查證調檔紀錄之主要依據,相
    關紀錄之保存年限,依規定需自檔案歸還之日起算一年。


六、本局檔案管理人員,依據「調案單(調案申請)」資料直接檢取檔案
    經核對件數及頁數無誤後,送交調閱人。該「調案單(調案申請)第
    一聯」依年月份編號後暫存保管。


七、檔案如已被他人調用時,應於前調閱人歸還後,再依手續送交次一調
    閱人。


八、調案人不得在檔案管理處所,擅自檢取、翻閱抄錄案卷或列印電腦掃
    描資料。


九、調閱人應善盡檔案保管及完整之責。調閱之檔案不得洩密、拆散、塗
    改、抽換、增損、轉借、轉抄、遺失等,非經簽准不得複印。如發現
    違反上述情事,由行政科(檔案室)簽報處理。


十、案件調閱期限:自送交日起三天內應歸還;因故需延長使用期限者,
    於到期前須至檔案室調取「調案單(展期申請)(第一聯)」,同時
    填寫第一、二聯資料說明原由,陳原調案權責主管核准後,逕向行政
    科所屬檔案室辦理展延手續;一案展期次數以不超過二次(含)為原
    則,每次展延以三日為限,若有實際需要者,簽陳秘書以上之長官核
    准。


十一、借出之檔案,如他單位因故有急用,經行政科(檔案室)催還時,
      應即歸還。


十二、檔案管理單位每逾三日,得即以「未歸還檔案稽催單」通知借調單
      位歸還;除經同意展期外,經洽催乙次仍不歸還者,視情節簽報議
      處。


十三、檔案歸還後,管理人應在「調案單」及「檔案調閱紀錄一覽表」上
      註明還案日期及相關資料。


十四、本局職員離職或退休時,應於離退前立即交還調閱之檔案。


十五、本作業規範經奉局長核准後實施,修訂時亦同。