一、嘉義市政府（以下簡稱本府）為確保公務機密，爰依據國家機密保護法
、國家機密保護法施行細則、文書處理手冊、政風機構維護公務機密作
業要點及其他相關法規，訂定本注意事項。
二、國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」；一般公務
機密文書列為「密」等級。不同等級之機密文書合併使用或處理，以其
中最高之等級為機密等級。
三、國家機密等級之核定，依國家機密保護法與其施行細則規定由權責人員
親自核定，如授權應以書面為之，且被授權對象不得再為授權。
四、承辦人於簽擬機密文書時，應審慎區分機密等級、保密期限或解密條件
。各級主管應審查標示是否適當。
五、本府機密文書拆封規定如下：
（一)受文者為市長或本府之機密文書，親送市長或其指定之專責人員拆封。
（二)受文者為本府各單位之機密文書，由單位主管或其指定之專責人員拆封。
（三)受文者為其他人員之機密文書，逕交由其本人拆封。
六、收受機密文書時，應先檢查封口有無異狀後始行拆封，並核對其內容及附
件；如發現有人為破損或拆閱痕跡，應即協調政風處會同查明處理。
七、機密文書之收發處理，以專設文簿或電子檔登記為原則，並加註機密等級
。如採混合方式，登記資料不得顯示機密之名稱或內容。
八、使用電腦設備處理機密公文時，對於簽入資訊系統所須之帳號及密碼應建
立安全管理機制，並不得使其曝露於他人可見之狀態，有關公文交換所須
之簽章加密等相關電子憑證，亦需妥善保存。
九、本府各單位處理機密文書，如係市長核交者，由單位主管或指定專責人員
負責處理，餘應由各該主管指定專責人員處理，並應盡量減少處理人員層
級及程序。
十、機密文書傳遞之方式如下：
（一) 分文、陳核、送會、送繕、退稿、歸檔等傳遞流程，除「絕對機密」及
「極機密」應由承辦人親自持送外，其餘非由承辦人傳遞時，應以「機密
文件傳遞封」密封，並於封摺線上蓋印密封交遞，相關單位會辦完畢後，
應於「機密文件傳遞封」之次一封摺線上蓋印密封，送下一會辦單位或陳
核。
（二）機密文書於機關外傳遞時，屬「絕對機密」或「極機密」者，由承辦人或
指定專責人員傳遞；屬「機密」、「密」者，由承辦人或指定專責人員傳
遞，或以雙掛號函件傳遞，如傳遞至國外時，應以外交郵袋傳遞。
（三）機密文書因業務特性需以電子方式傳遞者，應使用政府權責主管機關核發
或認可之通信、資訊保密裝備或加密技術傳遞。
十一、本府及各單位有權核稿人員，處理機密文書時，應詳加檢查，發現未依照
規定處理者，應即退回原承辦單位或承辦人補正後，再予受理。
十二、機密文書之用印，屬「絕對機密」、「極機密」者，由承辦人親自持送辦
理，監印人員憑市長簽署用印，不得閱覽其內容。屬「機密」、「密」者
，得由繕校人員持送辦理。
十三、機密文書之封發，屬「絕對機密」、「極機密」者，由承辦人監督辦理，
屬「機密」、「密」者，由指定之繕校、收發人員辦理。
十四、機密文書拆封、分文、繕校、用印、封發、歸檔，以及機密公文電子交換等
事項，應指定專責人員負責辦理，並儘可能實施隔離作業。
十五、機密文書對外發文時，應以雙封套封裝，內、外封套均需註明收（發）文單
位名稱、收（發）文者地址及發文字號，內封套之紙質，須不能透視且不易
破裂，封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記，內封套正面
左上角註明機密等級，外封套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。
十六、體積及數量龐大之機密文書，無法以前述方式封裝者，應作適當掩護措施。
十七、經區分有機密等級之文書，應同時註明保密期限或解密條件，並以括弧標記
於機密等級之下，其各項解密條件如下：
（一）本件於公布時解密。
（二）本件至某年某月某日解密。
（三）本件於工作完成或會議終了時解密。
（四）附件抽存後解密（適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者）。
（五）其他（其他特別條件或另行檢討後辦理解密）。
十八、機密等級之標示位置，依國家機密保護法施行細則第17條規定辦理。
十九、轉發他機關來文之機密文書，其解密條件應與來文相同（「發文後解密」者
除外），來文未定解密條件者，承辦單位宜先洽詢來文機關解密條件，如仍
無法確定解密條件，得註記「另行檢討後辦理解密」，惟不得自行訂定其他
解密條件或解密日期。
二十、機密文書辦畢後應即裝封歸檔，承辦人應於封套封口處蓋印章或職名章，並
檢視封套封面上記載事項與歸檔清單是否符合後，送行政處文書科專責人員
歸檔。
二十一、需續辦或由單位自行保管之機密文書，應使用堅固可上鎖之箱櫃集中保管。
二十二、歸檔機密文書調閱、保管應注意事項如下：
（一）經歸檔後之機密文書需調閱者，「絕對機密」、「極機密」文書應經原核定
機關或其上級機關有核定權責人員書面授權或核准；「機密」、「密」文書
應經由業務承辦單位主管核准；調閱其他單位之機密文書，並需原承辦單位
同意。
（二）國家機密檔案、一般公務機密檔案、一般檔案應分別保管。
（三）機密檔案應保存於具有安全防護功能之箱櫃。保管場所應限制人員、物品進
出或裝置警報、監視系統。
（四）機密檔案如以資訊系統儲存，該系統需實體隔離不得與外界連線，國家機密
資料並需以政府權責主管機關認可之加密技術處理。
二十三、對他機關（單位）提供機密資料時，承辦單位應事先審慎考慮，是否有提
供之必要，國家機密文書並需先經原核定機關或其上級機關有核定權責人
員書面授權或核准，一般公務機密文書由單位主管核准，陳判前得加會政
風處表示意見。
二十四、各單位因業務接受學術機構、專家、學者、廠商、社團申請分發機密資料
，需依法規或契約並經核定權責人員核准始可提供，並依相關保密規定辦
理。
二十五、機密文書非經權責主管人員核准，不得攜出辦公處所。
二十六、國家機密之複製，應依國家機密保護法與其施行細則規定辦理；絕對機密
檔案不得複製。
二十七、一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製，除辦理該機密業務者外，
其他人員如有必要，以經單位主管以上人員同意為限。
二十八、機密資料刊載於出版品，應管制分發，無法管制者，不得刊載。
二十九、機密資料或文書，不得存放在全球資訊網站等對外開放的資訊系統中。
三十、 一般性資料進行彙總處理時，應特別注意大量非機密性資料彙總成為機密性
資料，應依相關規定核列機密等級及採取適當保密措施。
三十一、各單位業務承辦人應主動每年清查檢討機密文書，其須變更機密等級或無繼
續保密必要者，屬本府製作之機密文書即按規定變更機密等級或解密；非本
府製作之機密文書，得建議原製作機關變更機密等級或解密，於獲得答復同
意後辦理。
三十二、檔案管理單位應定期清理機密檔案，並通知業務單位辦理變更機密等級或解
密手續。
三十三、對他機關來文要求本府變更機密等級或解密案件，由原承辦單位依規定辦理
，若涉及其他單位並應會商定之。
三十四、機密文書未依規解密並屆保存年限，不得銷毀，其程序應依檔案法及相關規
定辦理。
三十五、擬辦、繕印機密文書時，因誤繕、誤印、印畢之廢紙、複寫紙等，應由業務
承辦人即時銷燬。
三十六、會議議事範圍涉及機密者，應事先核定機密等級，並由主席或指定人員在會
議開始及終結時口頭宣布。
三十七、機密性會議資料，應編號分發及登記其使用人，並於會後收回，如與會人員
會後需留用時，應經主席核准辦理留借用簽收，對機密等級較高或洩密可能
性較大之會議資料，主辦單位得在資料內每頁加註編號，以明責任。
三十八、有關針對會議內容之抄錄、攝影、錄音或其他保存方式或對外傳輸現場影音
等經許可之產製物應與會議核列同一機密等級。
三十九、辦理涉及國家機密會議，得使用代名，會議中有關各種資料，均以代名為銜
，不得使用會議真實名稱。
四十、 各單位於會議準備與進行時涉及機密事項，得採取人員管制、會場安全戒護
等各項必要之保密措施，主辦與參與之單位及人員，均負保密責任，未經市
長核可，不得發布新聞。
四十一、各單位處理重大人事甄選（試）、重要會議、重要採購或其他重要應秘密事
項之機密案件，應視案情需要協調政風處預先研擬專案保密措施，以確保業
務順利執行。
四十二、一般保密事項規定如下：
（一）對於本府製作之文書或經辦案件，除依法得公開者外，應遵守公務員服務法第
4條之規定，絕對保守機密，不得洩漏。
（二）文書之處理，不得隨意散置或出示他人，文書放置時，應背面朝上或放於公文
夾內，以防止被他人窺視。下班或臨時離開辦公場所時，應將公文收藏於辦公
桌抽屜或公文櫃內並即加鎖，電腦應設定螢幕保護密碼或關機。
（三）私人日記、通信、撰文及著作，其內容不得涉及公務機密，使用電話洽公時應
避免涉及機密內容。
（四）機密文書不得使用傳真機傳送，但機密性與時效兩者權衡，確有使用傳真機必
要者，應先撥通電話確認接收單位與人員後再行傳送，傳送完畢應核對張數，
傳送過程中，傳送人、接收人應全程在場。
（五）各單位委託他人在本府修繕、維修、佈置或處理雜務時，承辦人應在旁監督，
以防機密或重要文件流失。
（六）辦理機密文書人員，發現機密洩漏、遺失或判斷可能洩漏、遺失時，應即報告
所屬主管會同政風處查明處理。
（七）接待來賓時，主辦單位對於簡報或說明，應事先審查，內容避免提及機密事項
，以防洩密。
四十三、為使員工瞭解維護公務機密之重要性與方法，應透過內部刊物、講習等活動
、加強保密宣導。
四十四、各單位使用資訊設備時，應確實遵守「嘉義市政府資訊安全管理作業規範」
規定，每年並由政風處會同企劃處資訊科辦理資訊使用管理稽核一次。
四十五、政風處得視情況需要，對本府各單位實施維護公務機密檢查，依檢查結果，
就優劣缺失及改進意見提出書面報告。