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嘉義市政府主管法規共用系統

列印時間:110.09.25 23:25

法規內容

法規名稱: 嘉義市政府及所屬各機關檔案管理評鑑要點
公發布日: 民國 110 年 07 月 22 日
發文字號: 府行文字第1101101411號函
法規體系: 行政類
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一、嘉義市政府(以下簡稱本府)為整體提升本府及所屬各機關檔案管理品質與效能,落實機關檔
    案管理評鑑機制,特訂定本要點。

二、本要點用詞,定義如下:
(一)各機關:指本府所屬(轄)各機關。
(二)主管機關:指嘉義市政府。

三、機關檔案管理評鑑採下列分級方式辦理:
(一)機關自行評估:各機關依國家發展委員會檔案管理局(以下簡稱檔案局)所定檢核表,每
      年進行檔案管理成效自行檢核,並評析風險及因應處置。
(二)主管機關評鑑:本府定期辦理各機關考評、輔導及獎懲。

四、機關檔案管理評鑑範圍如下:
(一)檔案點收、立案編目。
(二)檔案保存與維護。
(三)檔案鑑定與清理。
(四)檔案檢調與應用。
(五)機密檔案管理。
(六)文書檔案資訊化。
(七)對所屬(轄)機關考評與輔導。
(八)其他指定事項。

五、各機關每年三月底前應依檔案局所定檢核表辦理自行評估,並將評估結果送交本府備查。評
    估及送交備查均於檔案局建置之線上作業系統辦理。
    本府為掌握各機關自行評估結果應定期進行考評,實地考評週期以每三年至少一次為原則,
    所屬(轄)機關數超過二十個者,得延長週期分年辦理,延長週期不得逾六年。每年至少實地
    考評十個所屬(轄)機關,或授權所屬機關分級考評,最後一年考評未滿十個所屬(轄)機關者,
    不受每年至少考評十個所屬(轄)機關限制;各年度之考評應於當年十二月底前完成。
    本府依據檔案局訂定之評鑑表辦理考評,並可依機關特性增列評鑑項目。

六、本府辦理評鑑流程如下:
(一)本府於實地考評前一年度擇定受評機關並通知進行評鑑整備,考評三個月前通知受評機關辦
      理評鑑,受評機關應配合評鑑需要提供相關文件及佐證資料。
(二)本府依評鑑結果評定優等、甲等、乙等三級。

七、各機關有下列情形者,於一定期間內,得免予評鑑:
(一)依績優機關檔案管理評獎實施要點規定獲頒金檔獎之機關,於獲獎年度起六年內,或入圍金
      檔獎實地評獎之機關,於評獎年度起三年內。
(二)本府評鑑總分達八十五分以上之機關,於評鑑年度起三年內。

八、本府擇定評鑑機關之優先順序如下:
(一)主動提出優先接受本府評鑑者。
(二)未依規定提報自行評估結果資料者。
(三)未參與檔管局或本府所辦理檔案管理相關培訓課程者。
(四)自行評估結果不佳或具檔案管理風險或本府執行業務發現檔案管理功能不彰者。
(五)未曾參加金檔獎者。

九、第六點評鑑結果之分級標準如下:
(一)優等:檔案管理評鑑項目總分達九十分以上。
(二)甲等:檔案管理評鑑項目總分達八十分以上,未達九十分。
(三)乙等:檔案管理評鑑項目總分未達八十分。

十、受評機關應依各級評鑑建議持續改善管理措施。
    評鑑結果乙等總分未達七十分者,機關應依限將改善情形函送本府,本府視其改善情形辦理輔
    導並擇期複檢。

十ㄧ、機關應依評鑑及複檢結果,辦理以下獎懲:
(一)優等者,由本府頒予機關績優獎狀及推薦參加金檔獎,其主管及主要承辦人員,嘉獎二次;
      甲等者,其主管及主要承辦人員,嘉獎一次。
(二)第十點第二項機關經複檢仍未達七十分者,除有不可抗力因素外,其主管及主要承辦人員應
      予懲處。

十二、各機關推動本要點評鑑業務所需經費,由各機關編列年度相關預算支應。
資料來源:嘉義市政府主管法規共用系統