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法規內容

法規名稱: 嘉義市政府暨所屬機關落實陳情人身分保密注意事項
公發布日: 民國 97 年 07 月 15 日
修正日期: 民國 97 年 07 月 15 日
發文字號: 97年7月15日府政二字第0970147153號函頒實施
法規體系: 政風類
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嘉義市政府暨所屬機關落實陳情人身分保密注意事項
97年7月15日府政二字第0970147153號函頒實施


一、嘉義市政府(以下簡稱本府)為落實陳情人(包括檢舉人及陳情人)
    身分保密,鼓勵民眾勇於舉發不法,建立全民監督機制,爰訂定本
    注意事項。本注意事項未規定者,適用「嘉義市政府人民陳情案件
    處理作業要點」及其他法令之規定。


二、本府各處暨所屬機關應指派專責單位或人員(以下簡稱專責人員),
    辦理陳情人身分保密事宜。


三、受理具名陳情案件,其陳情人身分保密之作業流程如下:
(一) 具名陳情案件由總收(發)文單位收文後,親持或密封交予業
        務單位專責人員處理。登錄之內容不得顯示陳情人身分資料。
(二) 各處暨所屬機關之專責人員接獲具名陳情案件,經檢視陳情內
        容無須保密者,移請業務主辦科自行處理;否則應以電話、函
        件、親訪或其他方式查證確認陳情人身分及情事後,將陳情函
        件隱去足資辨識陳情人身分之相關資料,影印送交業務主辦科
        處理;無法影印者,摘錄其內容轉交。專責人員查證陳情人身
        分結果,屬冒名或虛名者,則將全案資料移交業務主辦科自行
        處理。
(三) 各處暨所屬機關處理具名陳情案件,因案情需要須聯繫或訪談
        陳情人時,由專責人員代為聯繫或訪談,並將結果轉知業務主
        辦科續辦;但案情過於複雜,非專責人員得以代辦者(如:須
        陳情人出面作證等),則將全案資料移交業務主辦科自行處理
        、答覆。
(四) 業務主辦科辦理完成之具名陳情案件,其陳情人身分資料仍由
        專責人員保管者,應將答覆函件簽准後空留受文者欄,交由專
        責人員填註寄發。案件歸檔時,由專責人員將陳情人身分資料
        密封後,送交業務主辦科併卷歸檔。
(五) 陳情人親至本府陳情者,如事先表明係陳情時,由警衛或接待
        人員聯繫各單位專責人員受理,專責人員應將陳情內容製作為
        書面資料,並請收發人員予以登錄、編號,依照本點第一款及
        第二款規定辦理陳情人身分保密事宜後,移請業務主辦科處理
        ;陳情人逕行至業務主管單位(機關)表明陳情事由時,則由各
        單位之專責人員自行依照前述規定辦理陳情人身分保密事宜。
(六) 陳情人以電話向機關陳情者,由總機等相關人員依照第五款規
        定辦理。


四、專責人員保管或密封之陳情人身分辨識資料,非經機關首長同意,
    他人不得閱覽或啟封;經核准閱覽或啟封者,應於相關文件中註明
    原因、發生時間及知悉人員姓名。


五、業務主辦科自行處理之具名陳情案件,得比照第四點規定,將陳情
    人身分辨識資料密封、管制。


六、陳情人親至機關製作陳情紀錄時,應選擇適當場所,採取隔離措施
    ,並將談話音量放低。


七、公文簽辦過程應避免記載足以辨識陳情人身分之相關文字或內容(如
    :據貴會會員、貴單位同仁、同棟鄰居反映等)。


八、具名陳情案件函覆處理結果時,應予分函辦理,避免將陳情人及被
    陳情人併列於受文者正、副本欄位,或併列時陳情人欄位僅書名「
    陳情人」字樣。


九、函復陳情人信件,避免使用印有機關名稱字樣之外封套,以避免於
    郵遞過程中遭他人窺知陳情人身分。


十、專責人員或業務主辦科發現陳情資料外洩、案卷遺失及可能洩漏陳
    情人身分等情事,應立即陳報機關首長,並通知政風機構協助研採
    補救措施及查明責任歸屬。


十一、為落實本府暨所屬機關對陳情人身分保密注意事項之執行,得由
      機關之檔案、資訊、研考及政風等相關單位會同,每半年實施定
      期或不定期查核。