嘉義市政府暨所屬機關落實陳情人身分保密注意事項
97年7月15日府政二字第0970147153號函頒實施
一、嘉義市政府（以下簡稱本府）為落實陳情人（包括檢舉人及陳情人）
身分保密，鼓勵民眾勇於舉發不法，建立全民監督機制，爰訂定本
注意事項。本注意事項未規定者，適用「嘉義市政府人民陳情案件
處理作業要點」及其他法令之規定。
二、本府各處暨所屬機關應指派專責單位或人員(以下簡稱專責人員)，
辦理陳情人身分保密事宜。
三、受理具名陳情案件，其陳情人身分保密之作業流程如下：
（一） 具名陳情案件由總收（發）文單位收文後，親持或密封交予業
務單位專責人員處理。登錄之內容不得顯示陳情人身分資料。
（二） 各處暨所屬機關之專責人員接獲具名陳情案件，經檢視陳情內
容無須保密者，移請業務主辦科自行處理；否則應以電話、函
件、親訪或其他方式查證確認陳情人身分及情事後，將陳情函
件隱去足資辨識陳情人身分之相關資料，影印送交業務主辦科
處理；無法影印者，摘錄其內容轉交。專責人員查證陳情人身
分結果，屬冒名或虛名者，則將全案資料移交業務主辦科自行
處理。
（三） 各處暨所屬機關處理具名陳情案件，因案情需要須聯繫或訪談
陳情人時，由專責人員代為聯繫或訪談，並將結果轉知業務主
辦科續辦；但案情過於複雜，非專責人員得以代辦者(如：須
陳情人出面作證等)，則將全案資料移交業務主辦科自行處理
、答覆。
（四） 業務主辦科辦理完成之具名陳情案件，其陳情人身分資料仍由
專責人員保管者，應將答覆函件簽准後空留受文者欄，交由專
責人員填註寄發。案件歸檔時，由專責人員將陳情人身分資料
密封後，送交業務主辦科併卷歸檔。
（五） 陳情人親至本府陳情者，如事先表明係陳情時，由警衛或接待
人員聯繫各單位專責人員受理，專責人員應將陳情內容製作為
書面資料，並請收發人員予以登錄、編號，依照本點第一款及
第二款規定辦理陳情人身分保密事宜後，移請業務主辦科處理
；陳情人逕行至業務主管單位(機關)表明陳情事由時，則由各
單位之專責人員自行依照前述規定辦理陳情人身分保密事宜。
（六） 陳情人以電話向機關陳情者，由總機等相關人員依照第五款規
定辦理。
四、專責人員保管或密封之陳情人身分辨識資料，非經機關首長同意，
他人不得閱覽或啟封；經核准閱覽或啟封者，應於相關文件中註明
原因、發生時間及知悉人員姓名。
五、業務主辦科自行處理之具名陳情案件，得比照第四點規定，將陳情
人身分辨識資料密封、管制。
六、陳情人親至機關製作陳情紀錄時，應選擇適當場所，採取隔離措施
，並將談話音量放低。
七、公文簽辦過程應避免記載足以辨識陳情人身分之相關文字或內容(如
：據貴會會員、貴單位同仁、同棟鄰居反映等)。
八、具名陳情案件函覆處理結果時，應予分函辦理，避免將陳情人及被
陳情人併列於受文者正、副本欄位，或併列時陳情人欄位僅書名「
陳情人」字樣。
九、函復陳情人信件，避免使用印有機關名稱字樣之外封套，以避免於
郵遞過程中遭他人窺知陳情人身分。
十、專責人員或業務主辦科發現陳情資料外洩、案卷遺失及可能洩漏陳
情人身分等情事，應立即陳報機關首長，並通知政風機構協助研採
補救措施及查明責任歸屬。
十一、為落實本府暨所屬機關對陳情人身分保密注意事項之執行，得由
機關之檔案、資訊、研考及政風等相關單位會同，每半年實施定
期或不定期查核。