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法規內容

法規名稱: 嘉義市地政事務所地籍資料庫管理要點
公發布日: 民國 89 年 07 月 07 日
修正日期: 民國 104 年 01 月 06 日
發文字號: 中華民國104年1月06日府地籍字第10416001600號
法規體系: 地政類
圖表附件:
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一、為利地籍資料庫之管理,依據土地登記規則第二十三條規定,訂定本要點。

二、本要點所稱地籍資料係指各類登記、測量、地價、地權之圖、簿、冊、卡及
    電子資料等資料,其項目及保存年限,除規費收繳憑證依會計法有關規定辦
    理,其餘詳如嘉義市地政事務所地籍資料庫資料項目及檔案保存年限一覽表
   (附件一)。

    前項資料對國家、機關、社會大眾或個人權益之維護具重大影響者,得列為
    永久保存。例:
  (一)大陸地區人民、法人、團體或其他機構依法取得設定或移轉不動產物權
        之案件。
  (二)發生損害賠償之測量及登記相關案件。
  (三)本市每年公告土地現值之最高區段地價及宗地地價之相關資料。
  (四)公共設施用地之取得引發重大爭議案之公告土地現值相關資料。
  (五)偽造案件涉及民、刑事者。
  (六)古蹟或重要歷史文物建築之測量及登記相關案件。
  (七)繼承登記案件所附證明文件為登記濟證、日據時期公證遺言或其他具歷
        史文物價值者。
  (八)祭祀公業及神明會相關之登記案件。
  (九)辦理日據時期會社或組合名義登記土地之清理相關登記,其申請人所提
        佐證資料。
  (十)其他對國家、機關、社會大眾或個人權益之維護具重大影響者。

三、地政事務所應設置地籍資料庫,地籍資料庫之設置以一處為原則,其因廳舍
    建築或業務需要得分別設置,但仍應依照本要點之規定管理。

    地籍資料應依其類別按年份及收件號順序編訂成冊後歸檔,在未依規定銷毀
    前,均應列入移交。

四、經地籍資料電子處理後批次列印之登記簿,應依地號順序加裝封面裝訂保管
    之;異動登記簿則應依時間順序加裝封面裝訂保管之,並製作地籍異動索引
    將時間與地號連結,以便利異動登記簿之查詢。以電子方式產製異動登記簿
    及異動索引時,則以光碟資料儲存系統保存及查詢。

五、每日所用之空白權利書狀用紙號數應逐日繕造權利書狀管制清冊,俾供核對
    。
六、空白權利書狀應按月清點,並將清點結果列表(附件二)於次月五日以前呈
    報主任核定;空白權利書狀如有遺失或遭竊,管理人員除立即報告單位主管
    及主任外,應將遺失或遭竊之空白權利書狀號碼列管查考。作廢之權利書狀
    應按月清點,並將清點結果列表(如附件二)於次月五日以前送請市政府核
    備後,依規定程序銷毀。

七、管理人員應隨時注意登記簿冊頁之完整,如發現用紙脫落,應隨即裝訂妥善
    ,對使用不當者應予糾正之。
   
    登記簿用紙損壞不堪使用者,應依土地登記規則第二十二條規定辦理。

八、登記簿、地籍圖除有土地登記規則第二十條規定情事外,應永久妥善保存,
    不得攜離地政事務所。登記簿如需攜離資料庫,應填寫調用單(如附件三)
    依規定向管理人員調用,調用時間不得逾二小時,並限於下班前全部歸還,
    如有逾限,管理人員應即追查,其他工作人員需調用時亦同。

九、地籍正副圖及藍晒底圖、膠片圖之訂正,或複丈圖之查對或描繪,以在地籍
    資料庫內辦理為原則,如需調離資料庫辦理,應以調用單(如附件三)向管
    理人員調用,其調用管理與登記簿之調用同。

十、人民或其他機關人員申請閱覽以電腦數值化地籍圖為原則;地政事務所應另
    備一份藍晒圖或膠片圖,必要時供查對使用。

十一、地籍資料庫應設專人管理,其人員之選派應以編制內優秀人員擔任,並得
      視業務情況調派適當人員協助之。資料庫管理人員應隨時注意門禁,嚴守
      圖簿不離庫規定。

十二、地籍資料庫之管理,應由地籍資料庫管理人員全權負責,調閱地籍資料應
      依規定程序辦理,其不依規定調閱者,地籍資料庫管理人員得隨時制止之
      ,如不服制止,應即簽報主管處理。

十三、地籍資料庫之設置應有防火、防潮、防盜、防蟲等安全設備,並嚴禁煙火
      ,不得存放易燃、易爆物品,平時應注意保持整潔、通風,以確保地籍資
      料之安全。

十四、地籍資料庫嚴禁攜帶私人提袋、物品進入,於入口或適當地點設置私人物
      品存放處,供工作人員放置物品。

十五、資料庫應設置資料查閱處,並得提供鉛筆供抄錄資料需要時使用,嚴禁持
      用鋼筆或原子筆入庫。

十六、除下列人員外,其他人員不得進入資料庫:
    (一)在資料庫內之作業人員及其主管人員。
    (二)本所其他因公需進入資料庫人員。
    (三)各公務機關派遣閱覽登記簿或地籍資料之人員。
    (四)上級人員巡查業務或經本所主任准許進入參觀之來賓。

      前項第四款人員應由主管或其指定人員陪同進入。第三款人員應執其服務
      單位之文件並佩帶識別證,經管理人員核對相符予以登記(如附件四),
      始得進入資料庫,並由管理人員提供所需資料於指定地點閱覽或描繪,完
      畢應將調閱資料交還管理人員點收,不得擅自取放。第二款人員經管理人
      員辦理登記(如附件四)手續,始得進入資料庫。

十七、管理人員每天下班時應全面檢視資料庫門窗並親自加鎖,非上班時間使用
      地籍資料庫應簽請機關首長核准,資料庫備用鑰匙應由專人保管,非經事
      先簽准不得啟用,遇有偶發緊急狀況啟用,事後應簽報。

十八、地籍資料庫內存放之地籍資料,應於每年三、六、九、十二月月底總清查
      一次,並將清查結果(如附件五、六、七)陳報市政府備查。

十九、地籍資料庫管理人員清點或清查地籍資料應於每日下班後或非辦公時間加
      班辦理,以免影響業務之正常進行,所需加班費,應依照規定發給。

二十、地籍資料庫管理人員之服務成績應由主管課長隨時考核紀錄,作為年終考
      績之參考,如負責盡職者應從優考核,如管理有缺失或不盡職情形,各級
      主管應負連帶責任,遇有具體優劣事蹟者,並得隨時獎懲。

廿一、地籍資料庫管理所需經費,地政事務所應按年度編列預算支應。

廿二、經整理造冊後,逾保管年限或毋需再保管之檔案,除規費收繳憑證檔案依
      會計法有關規定辦理銷毀外,其餘由地政事務所編造檔案銷毀計畫(如附
      件八)及檔案銷毀目錄(如附件九)層報檔案管理局核准後指派專人銷毀
      。但應選擇各改進階段中,字跡清晰之各類型檔案五宗,妥為裝訂保管,
      以供參考。

廿三、地政事務所於清理地籍資料時,如發現檔案有遺失者,應另繕造遺失清冊
      (如附件十),並查明責任一併陳報市政府核辦。

廿四、檔案銷毀得用焚化或參照各機關廢紙利用處理之,並由政風人員監毀。

廿五、已銷毀檔案之目錄及核准銷毀文件,應依年次裝訂成冊,併同相關管理清
      冊永久保存,以備查考。

廿六、每年三月至五月為地政事務所檔案清理期,逾保管年限之檔案資料均應依
      本要點規定辦理。