一、嘉義市政府消防局（以下簡稱本局）為有效處理人民陳情案件
，特依行政程序法第一百七十條第一項規定，訂定本作業規定
。
二、本局各單位處理人民陳情案件，應確實遵照本作業規定辦理。
其他未規定者，依行政程序法、行政院及所屬各機關處理人民
陳情案件要點規定辦理。
三、受理人民書面陳情案件，應依下列方式分辦：
(一)交由總收文將陳情案件以陳情類別登入公文管理資訊系統，分
由各承辦單位處理，未經總收文而由各單位及所屬機關直接受
理之陳情案件，亦同。
(二)上級或其他機關交(轉)辦之案件、書信及傳真案件、1999派工
(陳情) 案件、首長電子信箱及服務信箱，應一律視為陳情案
件，並依第一款規定處理。
(三)總收文單位收受陳情案件時應加會研考人員予以登錄、列管、
追蹤。
四、人民以電話陳情者，接聽人員於聆聽陳訴後，應將陳情事項製
作紀錄（格式如附表一），交由總收文依第三點規定處理。
五、人民親至本局陳情者，各業務承辦單位應利用適當場所接待陳
情人，如有必要得會同相關單位共同處理，並由承辦單位將陳
情事項製作紀錄（格式同附表一），請陳情人簽章確認後，交
由總收文依第三點規定處理。
六、本局各單位處理人民陳情案件，應注意下列事項：
（一）答復時應針對案情內容敘明具體處理意見及法規依據，以簡
明、肯定、親切、易懂之文字答復陳情人。
（二）陳情之內容不明確或有疑義時，得通知陳情人補陳之。
（三）陳情之事項，依法得提起訴願、訴訟、請求國家賠償或其他
法定程序者，應告知陳情人。
（四）有行政院及所屬各機關處理人民陳情案件要點第十四點第一
項各款情形之一者，得陳閱後予以存查。
七、人民電話陳情及至本局陳情案件，如非屬本局權責，應委婉告
知陳情人，並提供主管機關電話或其他聯繫方式。
人民書面陳情案件如非屬本局權責，應函轉主管機關處理，並副知
陳情人。函轉時應請主管機關將處理情形及結果副知本局。無法確
定陳情事項之主管機關時，得協調相關機關處理。
函轉主管機關處理之陳情案件，承辦人員應負責追蹤，該主管機關
如未於30日內辦結者，應予以稽催；如主管機關處理失當者，本局
應視案情內容函請主管機關再為處理，或協調相關機關處理。
八、人民之陳情有保密必要者，處理時應不予公開。
人民舉發行政違失之陳情案件，如已具體指述特定個人或事件，本
局各單位於函轉主管機關時，應將該案列為密件，並註明應遵守行
政程序法第一百七十條第二項、行政院及所屬各機關處理人民陳情
案件要點第十八點保密之規定。
九、人民陳情案件以一般公文普通件處理期限處理，未能依限於6日
內辦結者，應依規定申請展期，並至遲於15日內辦結。未能於
15日內辦結者，應簽請核准延長，延長以15日為限，並應將延
長理由以書面告知陳情人。
十、人民陳情案件有下列情形之一者，得依本局分層負責權限規定
，不予處理，惟仍應送交行政科登記結案，以利查考：
(一)無具體內容、未具姓名、住址或其他連絡方式。
(二)同一事由已依程序為適當之處理，並予明確答復後，而仍一再
陳情者。
(三)經查證所留姓名、住址、聯絡電話或電子郵件屬偽冒、匿名虛
報或不實者。
(四)陳情事項非屬本局權責，陳情人並以同一事由分向各主管機關
陳情者。
前項第二款情形之上級機關交辦案件，受理單位得僅函知陳情人，
並副知交辦機關已為答復日期、文號後，予以結案。
十一、各單位處理人民陳情案件，應以「案」為單元建立檔案。本
局各單位就前項陳情案件數量、來源、方式、類別、處理結
果及時效等，應先行檢討後，於年度結束後將檢討報告送行
政科綜合檢討分析，並提出改進建議，提供首長及相關單位
參採。
十二、各單位於函復陳情人時應隨同附寄「人民陳情案件處理情形
調查表」（格式如附表二），藉以分析其滿意度。
十三、各單位承辦人於處理陳情案件後，應將辦理情形副知研考人
員，以為解除列管之依據。
十四、各單位處理人民陳情案件人員，得視其工作優劣，辦理獎懲
。
十五、各單位受理外國人以英文信件陳情時，應以英文回復為原則
。
十六、本作業規定如有未盡事宜，得隨時修訂之。