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法規內容

法規名稱: 嘉義市政府消防局處理人民陳情案件作業規定
公發布日: 民國 95 年 05 月 30 日
修正日期: 民國 103 年 03 月 03 日
發文字號: 103年3月3日嘉市消行字第1031000206號
法規體系: 消防類
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嘉義市政府消防局處理人民陳情案件作業規定
95年5月30日嘉市消行字第0950004559號函頒
103年3月3日嘉市消行字第1031000206號修正函頒
一、嘉義市政府消防局(以下簡稱本局)為有效處理人民陳情案件
    ,特依行政程序法第一百七十條第一項規定,訂定本作業規定
    。
二、本局各單位處理人民陳情案件,應確實遵照本作業規定辦理。
    其他未規定者,依行政程序法、行政院及所屬各機關處理人民
    陳情案件要點規定辦理。
三、受理人民書面陳情案件,應依下列方式分辦:
(一)交由總收文將陳情案件以陳情類別登入公文管理資訊系統,分
    由各承辦單位處理,未經總收文而由各單位及所屬機關直接受
    理之陳情案件,亦同。
(二)上級或其他機關交(轉)辦之案件、書信及傳真案件、1999派工
    (陳情) 案件、首長電子信箱及服務信箱,應一律視為陳情案
    件,並依第一款規定處理。
(三)總收文單位收受陳情案件時應加會研考人員予以登錄、列管、
    追蹤。
四、人民以電話陳情者,接聽人員於聆聽陳訴後,應將陳情事項製
    作紀錄(格式如附表一),交由總收文依第三點規定處理。
五、人民親至本局陳情者,各業務承辦單位應利用適當場所接待陳
    情人,如有必要得會同相關單位共同處理,並由承辦單位將陳
    情事項製作紀錄(格式同附表一),請陳情人簽章確認後,交
    由總收文依第三點規定處理。
六、本局各單位處理人民陳情案件,應注意下列事項:
(一)答復時應針對案情內容敘明具體處理意見及法規依據,以簡
      明、肯定、親切、易懂之文字答復陳情人。
(二)陳情之內容不明確或有疑義時,得通知陳情人補陳之。
(三)陳情之事項,依法得提起訴願、訴訟、請求國家賠償或其他
      法定程序者,應告知陳情人。
(四)有行政院及所屬各機關處理人民陳情案件要點第十四點第一
      項各款情形之一者,得陳閱後予以存查。
七、人民電話陳情及至本局陳情案件,如非屬本局權責,應委婉告
    知陳情人,並提供主管機關電話或其他聯繫方式。
人民書面陳情案件如非屬本局權責,應函轉主管機關處理,並副知
陳情人。函轉時應請主管機關將處理情形及結果副知本局。無法確
定陳情事項之主管機關時,得協調相關機關處理。
函轉主管機關處理之陳情案件,承辦人員應負責追蹤,該主管機關
如未於30日內辦結者,應予以稽催;如主管機關處理失當者,本局
應視案情內容函請主管機關再為處理,或協調相關機關處理。
八、人民之陳情有保密必要者,處理時應不予公開。
人民舉發行政違失之陳情案件,如已具體指述特定個人或事件,本
局各單位於函轉主管機關時,應將該案列為密件,並註明應遵守行
政程序法第一百七十條第二項、行政院及所屬各機關處理人民陳情
案件要點第十八點保密之規定。
九、人民陳情案件以一般公文普通件處理期限處理,未能依限於6日
    內辦結者,應依規定申請展期,並至遲於15日內辦結。未能於
    15日內辦結者,應簽請核准延長,延長以15日為限,並應將延
    長理由以書面告知陳情人。
十、人民陳情案件有下列情形之一者,得依本局分層負責權限規定
    ,不予處理,惟仍應送交行政科登記結案,以利查考:
(一)無具體內容、未具姓名、住址或其他連絡方式。
(二)同一事由已依程序為適當之處理,並予明確答復後,而仍一再
    陳情者。
(三)經查證所留姓名、住址、聯絡電話或電子郵件屬偽冒、匿名虛
    報或不實者。
(四)陳情事項非屬本局權責,陳情人並以同一事由分向各主管機關
    陳情者。
前項第二款情形之上級機關交辦案件,受理單位得僅函知陳情人,
並副知交辦機關已為答復日期、文號後,予以結案。
十一、各單位處理人民陳情案件,應以「案」為單元建立檔案。本
      局各單位就前項陳情案件數量、來源、方式、類別、處理結
      果及時效等,應先行檢討後,於年度結束後將檢討報告送行
      政科綜合檢討分析,並提出改進建議,提供首長及相關單位
      參採。
十二、各單位於函復陳情人時應隨同附寄「人民陳情案件處理情形
      調查表」(格式如附表二),藉以分析其滿意度。
十三、各單位承辦人於處理陳情案件後,應將辦理情形副知研考人
      員,以為解除列管之依據。
十四、各單位處理人民陳情案件人員,得視其工作優劣,辦理獎懲
      。
十五、各單位受理外國人以英文信件陳情時,應以英文回復為原則
      。
十六、本作業規定如有未盡事宜,得隨時修訂之。