法規內容:
一、嘉義市政府(以下簡稱本府)為使公文處理得以迅速、確實,便於管
制考核,實施公文線上簽核,為利各單位配合遵循,提高行政效率
及配合節能減紙政策,特訂定本規定。
二、本規定所稱線上簽核係指依文書處理手冊第八點所定公文線上簽核
採用電子認證者。
三、公文性質特殊或案情過於複雜得視個案情況例外辦理:
(一)機密性文書採紙本文陳核,線上僅做流程傳遞。
(二)附件為實體資料(支票、原始憑證、成冊之文件或須簽名蓋章
者)。
(三)經費請領及須檢附會計憑證相關公文。
(四)訴願案件、訴訟案件、國家賠償案件、採購案件及其他依法令
規定須以紙本辦理者。
(五)公文案情複雜或經單位主管認定須採紙本簽核方式辦理者。
(六)民眾申請(陳情)案件。
(七)其他非可適用線上簽核形式者。
四、簽核公文應確保完整性及真實性,並應詳實記載相關事項如下:
(一)可判別文件簽章人。
(二)可標示公文時效性。
(三)應詳實記錄各會簽意見。
(四)應詳實記錄各陳核流程人員之修改與批註文字。
五、線上簽核時,簽核人員(承辦人員、主管人員)應依公文系統之
操作指示,以個人有效之自然人憑證簽署,以示負責;對其文稿
內容異動與否,均應採電子憑證進行簽章,以明責任。
六、簽核人員因故未能使用電子憑證進行簽章時,得採本府核發之臨
時憑證替代,存查案件於送檔案管理單位簽收前,其他案件於送
發文前,應完成電子憑證之補簽作業;若無法由原簽核人員補簽
時,得由職務代理人或權責主管補簽,並記錄原因。
七、各類文件屬發文通報周知性質者,以登載電子公布欄為原則,避
免層層轉送,登載電子公布欄之公文,應於主管決行後由該承辦
人員自行登載,並得視需要輔以電子郵件通知。
八、承辦單位收受之文件,認為非屬本單位承辦者,應於線上改分作
業填寫改分單,經單位主管核閱後,即時由單位收發退回文書檔
案科分文人員改分。若改分後仍有爭議,則陳請本府秘書長裁定。
九、本府同仁上班時應啟動公文線上簽核系統辦理各項公文,差假時
請事先於該系統設定職務代理人及代理之公文。
十、本規定未盡事宜,依文書處理手冊等相關規定辦理。