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法規內容

法規名稱: 嘉義市政府暨所屬各機關學校公文電子交換作業要點
公發布日: 民國 91 年 04 月 30 日
修正日期: 民國 105 年 05 月 19 日
發文字號: 府行文字第1051101221號
法規體系: 行政類
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一、嘉義市政府(以下簡稱本府)暨所屬各機關學校,為簡化文書作業,縮短行政作業
    流程,提高行政效率,實施公文電子交換,爰依公文程式條例第十二條之一及機
    關公文電子交換作業辦法第十二條規定,訂定本要點。

二、本府暨所屬各機關學校(以下簡稱各機關)公文採由左而右之直式橫書格式。各
    機關公文電子交換作業,依本要點之規定,本要點未規定者,適用行政院秘書處
  「文書處理手冊」及其他相關法令之規定。

三、公文以電子文件行之者,其交換機制、電子認證及中文碼傳送原則等,依國家發
    展委員會檔案管理局「文書及檔案管理電腦化作業規範」辦理。

四、各機關全面實施公文電子交換作業及使用電子公布欄,各機關應提升公文電子交
    換比例及文書減量比例。

五、本府各單位暨所屬各機關學校,每日需正常啟動公文電子交換系統,執行公文電
    子收發文作業。

六、對受文機關為已加入公文電子交換連線者均需以電子公文傳遞,並依規定製作電
    子公文及附件,機密性文書暫不適用。

七、本府各處間之行文得實施公文電子交換。

八、各類文件屬發文通報週知性質者,以登載電子公布欄為原則,避免層層轉送,附
    件以電子文件方式處理,並得視需要輔以電子郵件通知。

九、公文電子交換處理以國家發展委員會雲端交換中心進行公文電子交換。

十、一般規定如下:

 (一) 公文電子交換之收、發文程序,應採電子認證方式處理,並得視需要增加其他
      安全管制措施。
  
 (二) 各機關公文電子交換作業收文、發文、登載電子公布欄之相關紀錄及文稿,得
      視需要予以儲存。
  
 (三) 公文以電子交換行之者,得不蓋用印信或章戳,但應附加電子簽章。
 
 (四) 電子交換所需章戳(「已電子交換」戳記),得由各機關自行刊刻。
  
 (五) 收發人員之識別碼、通行碼不得私相借用。機關公文電子交換作業使用之 GCA
      電子憑證卡及讀卡機應指定專人負責保管使用。上述設備如有遺失或損毀,應
      依相關規定程序辦理申請補發。
  
 (六) 與電子交換作業有關之操作、管理人員,皆負有保守秘密之義務。
   
 (七) 傳送重要電子公文,應加密處理。
   
 (八) 收發電子公文不得增、減發送或列印。
   
 (九) 為確保電子公文之傳遞無訛,收發雙方至遲應於次日確認、重傳、補文,或其
      他必要之處理。

十一、製作電子公文規定如下:

 (一) 使用國家發展委員會檔案理局委託驗證通過之公文製作軟體。

 (二) 使用中文標準交換碼(CNS11643),避免用自造字、冷僻字及特殊符號,遇有缺
      字時通知中文碼管理單位統一造字,並就標楷體、細明體或新細明體擇一使用
      ,俾利收文機關呈現正常字體。

 (三) 附件隨文或附件另送應註明。

 (四) 公文遇分項條列時,分項標號應另列縮格以全形字形書寫,“()”以半形字形
      為之:如一、二、三、…, (一) (二) (三) …,1、2、3 、…, (1)
      (2) (3) …。

 (五) 公文內文之中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形字形為之;阿拉
      伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形字形為之。

十二、製作電子附件處理規定如下:

 (一) 本文為非機密性,附件除實體、支票、原始憑證、須蓋印章之表單等,無法以
      電子檔傳遞之文件外,餘均應電子交換發文。

 (二) 附件不拘任何格式(含文字檔、靜態圖形檔、工程圖檔、動畫檔、聲音檔、動
      態影像檔等),如為其他機關轉來之書面公文或資料應利用掃瞄器製作成電子
      檔。

 (三) 公文附件用紙尺寸除法令另有規定外,以採用國家標準總號五號用紙尺度A4尺
      寸為原則,非A4尺寸請先縮印成A4再予處理。本文與附件檔案大小,合計以不
      超過 10M為原則,附件數量龐大或無法附隨於本文檔時,應於本文檔中敘明附
      件儲存位置或另置於共用附件下載區。附件檔之製作,應編列頁碼,但依該電
      子檔性質無法編列頁碼者,不在此限。

十三、電子公布欄處理規定如下:
 
 (一) 登載內容:

  1、公布法律、發布法規命令、行政規則。

  2、機關團體首長到任就職、地址、電話變動、年度發文代號。

  3、其他一般通報、公告、通知、通函及函轉已公(發)布之法規命令等周知事項
      。

 (二) 本府行政處應指定專人負責瀏覽全國電子公布欄,並視該公布欄中之事項轉貼
      至本府機關內部電子公布欄,或做其他處理。

 (三) 各類文件屬發文通報週知性質者,以登載「電子公布欄」為原則,避免層層轉
      送,登載電子公布欄之公文,應於主管決行後由該承辦人員自行登載,並得視
      需要輔以電子郵件通知。

 (四) 各機關對於本府電子公布欄所登載之公文,除確為所承辦業務,需依現行分文
      程序,分送承辦人辦理外,如係通告週知性質者,由各機關自行決定是否列印
      傳閱,進而達成文書減量目標。

十四、承辦人員送發文前應注意事項:

 (一) 文稿非經判發,不得繕發,急要文稿優先處理。

 (二) 公文之格式、內容、標點符號應正確無誤,文內之有關數字、人名、地名及時
      間,應特加注意檢查。

 (三) 公文二頁以上者應於每二頁之間加印騎縫標識一次,每頁列印騎縫標識之分割
      原則、角度及列印位置,由電腦隨機改變。公文若有抽換情事,請重新由電腦
      列印或於抽換頁間原稿加蓋承辦人員職名章;發文公文加蓋本府騎縫章。

 (四) 公文有附件者並檢查附件是否齊全。

十五、發文作業規定如下:
 
 (一) 檢查文稿是否已判發及校對、各項發文資料是否完整正確。
     
 (二) 發文人員應輸入識別碼、通行碼或其他識別方式,於電腦系統確認相符後,始
      可進行發文作業。
     
 (三) 公文電子交換發文後,得於公文原稿加蓋「已電子交換」戳記歸檔。
     
 (四) 各機關應指定專責人員及其職務代理人辦理發文,並配賦識別碼、通行碼。
     
 (五) 每天至少上、下午各乙次逐一檢視電腦系統電子公文之各受文者發送結果,急
      要者應即時處理;如有行文錯誤或疏漏需退文、重傳、補文等情形時,應為必
      要之處理。

十六、收文作業規定:
     
 (一) 各機關應指定專責人員及其職務代理人辦理收文,並配賦識別碼、通行碼。
    
 (二) 收文人員於上班時即應啟動收文電腦系統,先輸入識別碼、通行碼或其他識別
      方式後,於電腦系統確認相符後,每天即時或定時進行收文作業,且立即傳送
      回復訊息,逐一檢視電腦系統每件待收之電子公文,如有傳送錯誤或疏漏需退
      文、重傳、補文等情形時,應為必要之處理。
     
 (三) 電子來文或紙本來文掃描後由收文人員掛總收文號分文至各單位 (電子來文經
      由公文系統線上分文),經掃描後之紙本上加蓋「紙本已掃描,請於線上簽核」
      印章,併送交承辦單位核校。(紙本來文之附件為實體附件或超過十頁以上者得
      不予掃描)。

十七、電腦當機時,收發文作業人員,除通知修護,應依規定使用傳真或另為適當處
      理。

十八、發生電腦中毒時,應停止作業,以防病毒擴散,並使用掃毒軟體,或洽請廠商
      或洽資訊人員為有效之處理。急要之發文,依當時可行之方法辦理。破壞之檔
      案,應設法恢復或查明處理。

十九、違反本要點規定者,視情節輕重,簽報議處。